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    Elaboration d’un manuel de procédures pour le Laboratoire Public d’Essais et d’Etudes – Rapport de stage
     
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    Auteur : ENCG Agadir
    Date de publication : 06-Apr-2017
    Nombre de Pages : 90
    Taille du fichier : 80.8 KB
    Format : .Pdf
    Nombre de téléchargements : 214
    Note :  note (1 vote)

    Description et extraits du document

    Nous vivons actuellement dans un monde ouvert, évolutif, incertain et en perpétuel changement. La mondialisation a engendré des mutations, des évolutions voire des ruptures. Aussi, toute entreprise ou groupe d’entreprises devrait-elle être soucieuse de son évolution en interne et de l’évolution de son environnement externe pour préserver sa continuité face à la concurrence accrue, ces dernières évoluent dans un environnement instable et incertain, c’est pourquoi elles se doivent d’avoir une structure définie et une prise de décision émanant d’une autorité. D’où l’importance d’une représentation schématique des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques de l’entreprise à travers un organigramme établi avec précision. La gouvernance d’entreprise est une nouvelle façon de bien mener un processus de décision en accordant toute l’importance à la concertation des parties prenantes, encadrée par les règles et lois comptables pour assurer une totale transparence, de ce fait la gouvernance d'entreprise serait théoriquement le moyen d'assurer au mieux les intérêts multiples des acteurs concernés. Ainsi, plusieurs métiers sont nés pour répondre à ce besoin, comme notamment : Le contrôle de gestion pour l’animation du processus de suivi de la performance des entreprises à court terme, lequel processus peut déclencher, à travers l’analyse des écarts entre les prévisions et les réalisations, des actions de correction sur les plans d’actions prédéfinis. La planification stratégique qui sur la base de l’analyse SWOT, de l’étude de positionnement et de la vision stratégique peut définir les objectifs à atteindre sur une période à moyen terme, en général de 3 à 5 ans. La veille stratégique qui est le coeur de toute information potentielle documentaire ou de terrain pouvant influencer de près ou de loin la stratégie de l’entreprise - et le reengineering des processus qui revoit les processus dans le but de les optimiser et de préserver la rentabilité à long terme. La libéralisation du marché a naturellement engendré l’existence de nouveaux laboratoires concurrents, ainsi que l’arrivée de laboratoires étrangers. Les concurrents nationaux sont certes de petits laboratoires par rapport au laboratoire public d’essais et d’études (LPEE) mais ils sont cependant capables de remporter jusqu’à 70% des marchés de taille petite et moyenne. Quant aux concurrents étrangers, ils visent clairement les grands projets. D’où vient la nécessité de restructurer l’organigramme de LPEE, en créant de nouvelles directions telles que celle du contrôle de gestion pour fournir à tous les responsables les moyens de piloter, de prendre des décisions propres à assurer le devenir de l’entreprise, pour une meilleure performance en ayant à leur disposition la connaissance la plus exacte et la plus rapide de leur situation actuelle, pour remédier à la concurrence accrue des autres laboratoires. Ce mémoire vise alors à développer la dynamique du contrôle de gestion qui a pour but de réduire les coûts pour une projection dans un futur meilleur, à travers une réorganisation de la direction contrôle de gestion vue que le service s’est nouvellement développé en direction . A Travers ce besoin, nous avons détecté notre problématique qui tourne autours de « la mise en place d’un manuel de procédures de la direction contrôle de gestion : Cas du LPEE »
    Problématique : Lors de la création d’une entreprise, l’équipe dirigeante a pour vocation première la rentabilité de l’entité et surtout la recherche effrénée du profit. En général les entreprises disposent d’un système peu fiable en matière de procédures et d’organisation, donc de contrôle interne. En effet, dans nombre des cas, il est difficile de trouver un manuel de procédures, qui constitue pourtant un élément important à la maitrise de l’organisation. Le manque de manuel signifie que les codes de procédures ne sont pas rédigés; pourtant, l’existence de règles préétablies est Indispensable à l’exercice des contrôles qu’il s’agisse de l'autocontrôle ou des vérifications a posteriori. Les dirigeants qui n’ont pas une conception très claire des procédures pensent souvent que le manuel de procédures est très couteux et n’est pas-nécessaire. Il constitue pour eux le dernier de leurs soucis. Il devient à la longue une nécessité lorsque les dirigeants vont se confronter d’une part a des problèmes de gestion et d’autre part aux recommandations des auditeurs externes. Les dirigeants de telles entreprises ne se rendent pas compte que la mise en place du manuel permet de pérenniser les procédures de gestion et de fiabiliser les actes de gestion garantissant la compagnie contre plusieurs risques. Le LPEE n’étant pas en reste doit elle aussi chercher la maitrise du fonctionnement de ses activités en vue de dissiper progressivement des risques par la mise en place de procédures de contrôles adéquates à l'ensemble de ses directions. Notre rôle est de mettre en place le manuel de procédures de la direction contrôle de gestion, comme un premier pas vers l'organisation du travail du LPEE. Le non formalisation des procédures opérationnelles et comptables met en difficulté la société en ce sens que cette situation pourrait engendrer des risques que sont : Le non maitrise de ses activités ; L’absence d’un repère d’encadrement du personnel ; Le non facilitation des opérations de contrôle. Pour minimiser ces différents problèmes, il est donc nécessaire pour Le LPEE de procéder à la réactivation des mécanismes internes tout en mettant en place une organisation et un ensemble de mesures de fonctionnement. Ceci nous amène à nous poser la question suivante : Comment concevoir des procédures de contrôle de gestion du LPEE ? Plus précisément : Comment élaborer un guide de procédures de cette direction quand on sait la spécificité et la sensibilité de ce secteur ? Quelle démarche adopter pour la conception d’un manuel de procédures ? Quels sont les différentes activités de cette direction? Et par conséquent quels sont les différents cycles qu’on peut en tirer ? Et quels sont les traits caractéristiques de chaque cycle ?
    Objectifs de l’étude : L’objectif principal visé par cette étude est l’élaboration d’un manuel de procédures de l’ensemble des processus de la direction contrôle de gestion .Il englobe des objectifs spécifiques suivants : Faire le diagnostic du système de contrôle de gestion existant afin d’identifier les forces et les faiblesses, les incidences ou risques encourus. Analyser dans les détails toutes les opérations et tâches qui s’effectuent dans chaque processus et identifier les risques y afférents, les apprécier et préconiser des contrôles qui s’imposent en vue de les maitriser. Elaborer des propositions non seulement pour renforcer les points forts des procédures existantes mais et surtout corriger les faiblesses qui en découlent. Élaboration d’un manuel de procédures de l’ensemble des cycles du contrôle de gestion.
    Intérêt de l’étude : L'intérêt de cette étude pour LPEE est de lui permettre de disposer d'un outil de gestion indispensable pour la maîtrise des différents cycles du contrôle de gestion. Pour nous même : cette étude nous permettra de mettre en pratique nos connaissances théoriques sur le manuel de procédures et le contrôle de gestion. Pour le lecteur : Ce document sera pour le lecteur, en plus des travaux déjà réalisés sur ce thème par nos prédécesseurs, une source d'information théorique et pratique sur la conception du manuel de procédures.
    Articulation du mémoire : Notre étude, en plus d’une introduction et d’une conclusion, sera constituée de deux grandes Parties. Dans une première partie qui traitera du cadre théorique, nous ferons notre exposé à travers trois chapitres que sont, le contrôle de gestion groupe et la démarche d’élaboration du manuel de procédures et la méthodologie de recherche. La seconde partie de notre étude, sera consacrée à l’élaboration proprement dite du manuel de procédures du cycle budgétaire du LPEE. Le développement sera constitué de deux chapitres à savoir la présentation de la méthodologie de recherche et de la société d’accueil et un chapitre pour l’élaboration du manuel de procédures du cycle budgétaire. Avant de terminer par la conclusion de notre étude, un troisième chapitre sera consacré à des recommandations.
    Conclusion : Notre présente étude qui avait pour objectif principal l’élaboration d’un manuel de procédures de la direction contrôle de gestion de LPEE, et pour objectifs spécifiques L’identification des différentes procédures, l’évaluation de ces procédures et la formulation de recommandations. Les recommandations que nous avons formulées tentent d’apporter une réponse appropriée aux différentes insuffisances mais il appartiendra aux dirigeants du LPEE de tout mettre en œuvre pour une application scrupuleuse du manuel proposé, car il y va de la continuité de 1’exploitation. L’importance d’un manuel de procédures pour une entreprise n’est plus à démontrer. En effet, par leur nature, ces dernières sont appelées à exécuter des opérations dont le cycle, c’est à dire les étapes à suivre pour leur réalisations, doivent être scrupuleusement respectés, de crainte que le fonctionnement normal de toute une entreprise ne soit désarticulée. De manière générale, un manuel de procédures a pour but d’amé1iorer le fonctionnement de l’activité et permet notamment de définir les étapes à suivre dans l’exécution des activités principales de l’entreprise, les attributions dévolues aux différents préposés à chaque étape d’exécutions des opérations ,connaitre les outils dont doivent disposer les intervenants charges d’exécuter les opérations, ainsi qu’indiquer, pour les procédures administratives, les responsabilités dans l’engagement de l’entreprise et le schéma de traitement des dossiers et les modalités de gestion des ressources humaines. Nous nous somme limités durant notre période de stage à l’élaboration du manuel de procédures du cycle budgétaire vue que nous avons rencontrés plusieurs difficultés durant cette période. Ces difficultés se résument en premier lieu dans la restructuration du travail que le LPEE était entrain d’entamer durant notre période de stage, donc à chaque fois nous essayons de détecter la façon de faire, on se confronte à la programmation des réunions durant la même période qui ont pour objet le changement de la façon de faire. Donc on s’est limité au cycle budgétaire qui demeure le seule cycle qui n’a pas subi des changements. Vue que nous avons pu prolonger la durée de notre stage de deux mois de plus , Donc nous envisageons de continuer dans l’élaboration du manuel de procédures des autres cycles , afin de pouvoir sortir à la fin avec un manuel de procédures de la direction contrôle de gestion complet. Vue que le manuel de procédures est un besoin exprimé par la direction contrôle de gestion, et que cette dernière s’est bien impliqué dans son élaboration, nous pouvons dire que notre manuel de procédures une fois finalisé, fera objet d’une application sur toute la direction contrôle de gestion.
    Sommaire du document
    Première Partie : Le manuel de procédures de la direction contrôle de gestion Groupe
    Chapitre I : le contrôle de gestion groupe
    I. Concept et mode d’organisation
    II. Clients
    III. Missions du contrôleur de gestion groupe
    IV. Profil du contrôleur de gestion
    V. Les forme du contrôle de gestion
    VI. Les outils du contrôle de gestion
    Chapitre II : Le manuel de procédures
    I. Définition de la procédure et du manuel de procédures
    II. Les enjeux du manuel de procédures
    III. Les étapes d’élaboration d’un manuel de procédures
    Deuxième partie : Le manuel de procédures de la direction contrôle de gestion du LPEE
    Chapitre I : Méthodologie de recherche et Présentation du LPEE
    I. Modèle d’analyse
    II. Techniques et outils de collecte de donnée
    III. Présentation du LPEE et de direction contrôle de gestion
    Chapitre II : Le manuel de procédures de la direction contrôle de gestion du LPEE
    I. Proposition d’une démarche pratique d’élaboration d’un manuel de procédures
    II. Description narrative du cycle budgétaire
    III. Elaboration de manuel de procédures du cycle budgétaire
    Recommandations
    Conclusion générale

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