Elaboration d'un manuel de procédures pour la société Fantasia

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Extraits et sommaire de ce document

L’organisation des systèmes et des processus est indispensable à la bonne gouvernance et à la bonne gestion de toute entreprise. De ce fait, la direction doit se préoccuper de mieux maîtriser les activités dont elle a la responsabilité. Pour ce faire, elle doit définir un ensemble de règles, de formalités et de contrôles communément appelés procédures qui sont mis en place non seulement pour la sauvegarde intégrale du patrimoine de l’entreprise mais aussi de sa survie et de son efficacité. Malgré que le manuel de procédures constitue un élément important à la maîtrise de l’organisation, il est rarement trouvé dans les entreprises. Plusieurs entreprises- tel est le cas pour la société FANTASIA- ne se réfèrent pas à un tel instrument de base, ce qui risque de les amener à une gestion fragmentaire et déficiente engendrant plusieurs risques dont on cite : La non maîtrise de ses activités ; L’absence d’un repère d’encadrement du personnel ; La non facilitation des opérations de contrôle ; Des risques de fraudes et de détournements. A cet égard, la SME FANTASIA doit elle aussi chercher la maîtrise du fonctionnement de ses activités par la mise en place d’un manuel de procédures permettant de formaliser les pratiques de travail. C’est dans ce sens que nous avons pensé à concevoir un manuel de procédures permettant de formaliser les pratiques de travail au sein de la SME FANTASIA et mettre en place une organisation et un ensemble de mesures de fonctionnement. Dès lors, la question fondamentale que nous nous somme posé est : « Les dirigeants de la SME FANTASIA portent-ils une attention largement suffisante à la formalisation des pratiques de travail ? ». De cette question fondamentale découlent plusieurs questions particulières : Les pratiques de travail sont-elles communément connues au sein de la SME FANTASIA ? Les informations recueillies relatives au fonctionnement de la société, correspondent-elles à ce qui se fait réellement sur le plan pratique ? Les interfaces entre les différents services, permettent-ils une meilleure gestion de l’activité de la société ? Existe-elle une séparation convenable des fonctions ? L’objectif principal visé par cette étude est l’élaboration d’un manuel de procédures permettant une gestion saine et efficace des activités de la SME FANTASIA. Il englobe les objectifs spécifiques suivants : Permettre une traçabilité des transactions, en vue d'effectuer des contrôles de responsabilités ; Permettre un contrôle efficace. Ce qui rend le dispositif de contrôle interne plus dynamique ; Permettre à chaque acteur d’accomplir sa tâche telle qu'inscrite dans le référentiel. Cela empêche l'amplification de l'anarchie ; Disposer d’un outil de formation ou repère d’encadrement du personnel ; Fournir une forme d’aide mémoire auquel il faut se référer en cas d’erreur ou d’oubli. Le présent travail constitue pour nous une occasion pour approfondir nos connaissances et parfaire nos acquis théoriques. A travers cette étude, la société FANTASIA aura un manuel de procédures adapté à ses activités et permettant d’optimiser ses procédures en matière de contrôle interne et ainsi, réduire ou prévenir les risques de fraudes et de détournements de tous genres. Compte tenu de l’étendue du sujet et du temps dont nous disposons dans le cadre de notre stage, nous allons limiter nos travaux essentiellement aux procédures suivantes : Procédure de gestion des flux import et des cessions en AT (Admission Temporaire) ; Procédure d’Approvisionnement sur SAGE ADONIX X3 ; Procédure de gestion des achats ; Procédures de gestion comptable. Le choix s’est porté sur ces procédures du fait qu’elles sont très stratégiques pour la SME FANTASIA, elles sont liées aux zones sensibles prioritairement à améliorer. Pour mener à bien notre mission nous avons structuré notre travail en trois grandes phases : Au niveau de la première phase, on a délimité les procédures à traiter, et puis on a procéder à la collecte des informations relatives à chaque procédure. Pour ce faire, on a eu recours : Aux interviews : nous avons rencontré les différents responsables de services, ainsi que les opérationnels intervenants dans chaque procédure. Les échanges nous ont permis de comprendre le fonctionnement de chaque unité et le travail effectué par chaque agent ; A la recherche documentaire : il s’agit de rassembler la documentation existante relative à chaque procédure pour compléter les informations requises, ceci d’une part. D’une autre part, il s’agit aussi de faire des recherches et des revues de littérature pour avoir une vue d’ensemble sur la méthodologie d’élaboration d’un manuel de procédures ; A l’observation directe : il s’agit d’observer le travail réalisé et en déduire les procédures. Cet outil peut être très révélateur dans la mesure où certains éléments, qui n’apparaissent pas dans l’analyse de l’information écrite, se montrent plus clairement sur le plan pratique. Au cours de la deuxième phase, on a procéder à la formalisation des informations recueillies sous forme d’une description narrative et schématique. Ensuite, on procède au recueil des avis des personnes concernées quant à la première tentative de description faite. Suite à cette révision, la description doit être mise à jour. Et finalement durant la troisième phase, on a procéder à : La rédaction du manuel de procédures suite au plan préalablement fixé ; Sa remise à la direction pour validation ; Sa diffusion au sein de l’entreprise. La présente étude sera constituée de deux parties fondamentales : Un premier chapitre intitulé « Aperçu théorique» où l’on ressortira les concepts fondamentaux du Manuel de procédures et ensuite l’approche méthodologique d’élaboration d’un manuel de procédures ; Dans un deuxième chapitre dénommé « Présentation de l’organisme d’accueil- la SME FANTASIA » où l’on aura une vue d’ensemble sur le secteur d’activités de la société et son positionnement dans ce dernier. Après, on enchaînera sur la présentation de la société, son historique, son fonctionnement et sa structure organisationnelle ; Et enfin dans un troisième chapitre relatif à « l’élaboration d’un manuel de procédures appliquées au sein de la SME FANTASIA » où l’on présentera dans un premier temps les orientations du manuel et dans un deuxième temps les résultats de cette étude, ce qui déboucherait sur la rédaction des fiches de procédures.
Conclusion : Les entreprises se préoccupent de plus en plus de la formalisation des procédures. Le manuel de procédures est indispensable à la bonne gouvernance de toute entreprise : il permet des gains d’efficacité ainsi qu’il facilite l’action de toute personne désireuse d’avoir une idée sur une fonction précise. Le présent manuel permettra à la SME FANTASIA de se doter des règles de conduite, des principes relatifs à la circulation de l’information ainsi que des procédures régissant toutes les actions entreprises. Il détermine un certain nombre de dispositions à faire connaître et dont l’application correcte est un facteur de crédibilité, de confiance des partenaires et de création de valeur ajoutée dans le système de fonctionnement de la société. Au niveau de sa rédaction, une certaine méthodologie a été poursuivie tout en faisant adhérer les intéressés, opérationnels et cadres. En effet, ce manuel constitue un référentiel à double usage : D’un côté, Il constitue un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l’entreprise ; D’un autre côté, c’est un référentiel pour l’auditeur. La revue de procédures constitue la phase préliminaire dans l’évaluation du contrôle interne. De ce fait, l’existence d’un manuel de procédures permet une prise de connaissance rapide et efficace des procédures existantes. Ce manuel doit être appliqué et régulièrement mis à jour afin de garantir son efficacité et la fiabilité des informations qu’il contient. De ce fait, la société doit planifier des sessions de mises à jour à un intervalle de temps qui lui semble pertinent (Chaque 3 ans par exemple). La société peut de même planifier et organiser une cérémonie solennelle de publication à l’attention des utilisateurs potentiels. Cette cérémonie est un espace pour leur expliquer les objectifs de ce manuel, comment est-il rédigé et en quoi ca va leur servir. Ce stage a été pour moi l’occasion pour découvrir les réalités de la vie professionnelle. J’ai appris à travailler en équipe et à développer mes aptitudes communicationnelles via l’écoute, le partage, l’acceptation des remarques et le fait d’être sur la même ligne. Malgré les problèmes que j’ai rencontré sur le plan communicationnel et ceux liés à la disponibilité des interviewés, j’ai pu apprendre à mieux tenir des entretiens de façon à avoir le maximum d’informations voulues dans un axe de temps bien déterminé. En fait, travailler sur terrain m’a permis d’avoir une maturité quasi-immédiate permettant de mieux cibler le problème et le traiter avec plus de rapidité. Au début, cela n’était pas évident, mais cela s’est ensuite avéré être un plaisir avec l’habitude. C’est ainsi que j’ai pu assimiler les différentes facettes de l’organisation du travail au sein de la société pour aboutir enfin à la rédaction d’un manuel de procédures. J’aimerais saisir cette occasion pour exprimer mes gratitudes et remerciements les plus sincères à tout le personnel de la société FANTASIA, direction et cadres pour leur accueil chaleureux ainsi que pour leur temps et disposition à faciliter mon intégration au sein de la société.

PREMIER CHAPITRE : APERÇU THEORIQUE
Section I: Approche conceptuelle du manuel de procédures
I- Définition de la procédure et du manuel de procédures
II- Objectifs et fonctions du manuel de procédures
III- Enjeux du manuel de procédures
IV- Le manuel de procédures et le contrôle interne
V- Importance et rôle du Manuel de procédures en entreprises
Section II: Approche méthodologique de l’élaboration d’un manuel de procédures
I- Méthodologie d’élaboration d’un manuel de procédures
II- L’architecture d’un manuel de procédures
III- Les règles de base de rédaction des procédures
IV- La formalisation d’un manuel de procédures
DEUXIEME CHAPITRE : PRESENTATION DU CHAMPS D’APPLICATION, LA SOCIETE MAROCAINE DES EMBALLAGES FANTASIA
Section I: Présentation du secteur d’activités
I- Les caractéristiques du secteur des emballages en bois au Maroc
II- L’état de la demande des emballages en bois au Maroc
III- Les contraintes du secteur des emballages en bois au Maroc
IV- Le positionnement de la SME FANTASIA dans son secteur
Section II: Présentation de la société
I- Historique de la société
II- Fiche technique
III- Structure organisationnelle
IV- Description des services
TROISIEME CHAPITRE : ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES POUR LA SOCIETE FANTASIA
Section I: Généralités introductives
I- Objectifs du manuel
II- Organisation du manuel
III- Mise à jour du manuel
Section II: Fiches de procédures
I- La gestion des flux import et des cessions en AT
II- L’approvisionnement sur SAGE ADONIX X3
III- Procédure de gestion des achats
IV- Procédures de gestion comptable

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