La comptabilité est une invention très ancienne qui a dû s’adapter aux exigences et aux besoins de l’économie moderne et de la gestion des entreprises à travers l’élargissement de son cadre et de son champ d’action. C’est ainsi que de technique de traitement de l’information, elle est devenue un véritable système d’organisation qui doit non seulement constituer un moyen de communication et de preuve vis-à-vis des tiers mais aussi rendre lisible les résultats de l'entreprise et servir ainsi d'instrument de mesure.
Elle donne des indications sur la santé de l'entreprise à un instant donné. Sa tâche provient d'une obligation juridique, d’un besoin de moyens de preuve et de contrôle, mais aussi dans la nécessité de fournir des informations sur la gestion à différents destinataires, et en particulier aux dirigeants d’entreprise: au moment ou ceux-ci doivent prendre leurs décisions, elle constitue pour eux une source privilégiée d’information, même si elle n’est pas la seule (GOUADAIN & WADE, 2002 : 11).
La comptabilité est donc aujourd’hui une technique réglementée, codifiée, dont l’emploi, obligatoire, obéit à une série de prescription. Cependant, l’évolution de l’environnement économique rend la concurrence de plus en plus difficile et présente. Les marchés stables sont peu courants, les techniques utilisées sont de plus en plus sophistiquées quelque soit le domaine d’activité. Face à ce constat, les entreprises doivent mettre en oeuvre de gros efforts d’adaptation afin de garder, voire d’améliorer leur performance au sein de leur métier mais aussi au sein des différentes fonctions qui composent l’entreprise. Ainsi, avec la taille de l’entreprise, la fonction comptable et financière n’arrive plus à être suivie et l’entreprise perd sa flexibilité et augmente ses coûts bureaucratiques.
De plus, la complexité du monde des affaires, l’évolution technologique et les contraintes de l’environnement institutionnel poussent les entreprises à adopter une approche plus légitime et plus efficiente. Les entreprises ont donc adopté une politique d'intégration de l'activité afin d'économiser le coût de transaction lié à la défaillance du marché. Cette politique d'intégration a amené les organes de commandes à disposer d'un système de gestion efficace qui doit fournir aux décideurs des informations : fiables ; pertinentes (répondant aux besoins de chaque responsable) ; cohérentes (correspondant à la fonction).
En outre, elle doit permettre d’atteindre les principaux objectifs qui sont : connaître et comprendre la performance de l'entreprise ; donner les moyens de prévision à court, à moyen ou à long terme ; permettre de prendre les décisions correctrices qui s'imposent.
La recherche de compétences plus adaptées pour un service rendu aux clients demande de sortir du périmètre ancien de l'entreprise. L'entreprise doit donc trouver à l'extérieur des savoirs techniques et humains plus spécialisés pour mieux gérer en interne avec habileté les fonctions critiques. Dans le même temps, elle doit augmenter son efficacité en cherchant à réduire ou à stabiliser ses coûts de gestion ou de production. C'est ainsi qu'une nouvelle forme organisationnelle est apparue : « l'externalisation ».
Cette pratique, connue aussi sous le nom d’outsourcing, est courante pour des activités critiques (Quinn, 2000), mais apparaît comme une innovation dès qu’il s’agit de la fonction comptable et financière (Tort, 2003).Selon BARTHELEMY (2004 : 12), l’externalisation est le fait de confier une activité et son management à un fournisseur ou un prestataire extérieur plutôt que de le réaliser en interne.
L’objectif de l’externalisation de la fonction comptable et financière est donc de recentrer l’exercice de la fonction comptable en la confiant à un prestataire externe, et ce après un constat de départ : Inefficience du service ; Incapacité à répondre aux attentes de la Direction Générale.
Le recentrage de l’exercice de la fonction comptable a entrainé la recrudescence des cabinets d’expertise comptable spécialisés en prestation de services d’audit et d’expertise comptable. Le cabinet Fiduciaire d’Afrique du Bénin (FIDAF) s’inscrit donc à travers son métier d’assistance comptable, dans ce même ordre d’idée d’accompagnement des entreprises dans la gestion de leur fonction comptable.
La complexité croissante des normes comptables et les contraintes en termes de coûts et de performance des entreprises amènent de plus en plus de dirigeants à envisager d’externaliser leur comptabilité. En effet, les exigences du nouveau droit comptable applicable aux pays membres de l’Organisation pour l’harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) obligent les entreprises de cette zone à tenir une comptabilité plus précise et reflétant l’image fidèle de leurs comptes. Le périmètre de la fonction comptable est connu et réglementé. Les compétences requises sont pointues et suffisamment balisées pour ne pas être très spécifiques en fonction de chaque secteur d’activité. C’est donc une activité importante et coûteuse. Ce qui pousse les entreprises à explorer de nouvelles pistes de gestion.
Pour respecter ces exigences et atteindre leurs objectifs, la mise en place de politiques de collaboration est fortement envisagée par la plupart de ces entreprises. Ces politiques reposent essentiellement sur l’externalisation. Plusieurs facteurs expliquent le développement rapide de ce phénomène. Le plus pertinent semble l’optimisation et le contrôle des coûts de fonctionnement qui grèvent considérablement les recettes des entreprises. L’effectivité de ces politiques de collaboration nécessite le recours à des structures spécialisées dans la gestion comptable et financière de leurs activités. Ces cabinets sont généralement des centres de gestion agrées ou des cabinets d’expertise comptable dont FIDAF.
En effet, hormis ses missions de commissariat aux comptes, FIDAF à travers son département d’expertise comptable est spécialisé dans la tenue ou la supervision de la comptabilité de ses clients, résultant de contrats d’externalisation de la fonction comptable signés avec ces derniers. L’exécution des contrats d’externalisation via la pratique de l’assistance comptable comme toute opération de gestion, présente aussi bien des avantages que des inconvénients pour les exécutants. Ces inconvénients sont des sources de risques importantes donc susceptibles de conséquences lourdes pour le cabinet. Dès lors, il ressort un problème de gestion des risques liés à l’exécution des contrats d’externalisation signés avec les entreprises qui est fonction du rendement de ces cabinets d’expertise comptable en général, et du cabinet FIDAF en particulier. Au nombre de ces conséquences, nous avons entre autre les pertes de données comptables, la production d’états financiers non sincères et ne reflétant pas l’image fidèle de l’activité du client. Ces conséquences sont source d’un mauvais rendement du cabinet et d’une mauvaise image vis-à-vis du client.
Il existe de nombreuses causes qui sont à l’origine de ces problèmes qui expliquent la baisse de rendement du cabinet en ce qui concerne l’externalisation de la fonction comptable. Au nombre de ces causes, nous pouvons citer : le mauvais choix des entreprises tant en ce qui concerne la fonction à externaliser qu’en ce qui concerne le prestataire ; la mauvaise appréciation par le client du rôle du prestataire ; l’absence de reporting à périodicité courte par le prestataire pouvant permettre au client de voir l’évolution du travail ; le portefeuille trop élevé du cabinet qui dispose souvent d’un personnel restreint en ce qui concerne cette mission ; la compétence dudit personnel qui est souvent pas assez bien formé dans la pratique du SYSCOHADA (Système Comptable de l’OHADA) ; la mauvaise définition des objectifs à atteindre lors de la signature du contrat entre les deux parties ; l’absence de manuel de procédures retraçant les différentes phases et actions à mener de la réception des pièces justificatives à l’établissement des états financiers…
Face à ces problèmes, il convient de trouver des solutions pour réduire les risques relevés et donc d’optimiser aussi bien le rendement de l’activité que la satisfaction des parties. Plusieurs solutions sont donc envisageables : le cabinet devrait pouvoir définir un seuil de dossier à gérer en fonction de son personnel compétent en la matière et définir en commun accord avec le client les objectifs de leur contrat. Ceci lui permettra à son tour de définir le rôle de chaque personnel en ce qui concerne les contrats pour atteindre les objectifs d’efficience et d’efficacité ; il pourrait définir aussi une période précise à l’échéance de la laquelle il fait le bilan de l’exécution du contrat avec son client ; il pourrait aussi offrir des formations régulières, ad hoc et continues à son personnel en fonction de la croissance de son portefeuille client ; il pourrait de même actualiser le manuel de procédure en y incluant les différentes phases et actions à mener de la réception des pièces justificatives à l’établissement des états financiers ; il pourrait enfin chercher à mieux cerner la notion d’externalisation en identifiant les risques encourus à chaque étape du processus d’externalisation, les analyser et en chercher les voies et moyens pour les maîtriser au maximum.
Parmi toutes les solutions énumérées plus haut, la dernière nous paraît la plus appropriée pour améliorer le rendement du cabinet dans le cadre de l’assistance comptable parce qu’elle englobe en quelque sorte toutes les autres. En effet, la définition d’un seuil (portefeuille de client), la formation et le recrutement du personnel permettront d’atténuer les risques identifiés préalablement mais elles ne constituent pas pour autant une fin en soi. Le reporting quant à lui permettra aux parties de suivre l’évolution de l’exécution du contrat et de le modifier si possible mais cela nécessite avant tout la fixation d’objectifs pertinents.
L’approche par les risques permettrait au cabinet dans un premier temps d’identifier les risques attachés à ce contrat, dans un second temps de les évaluer afin de permettre une meilleure maîtrise de la pratique de l’externalisation comptable. En outre, elle permettrait non seulement de couvrir les insuffisances des autres solutions mais aussi à l’entreprise de mieux maîtriser ses activités.
En nous basant sur cette approche, notre étude vise à répondre à la question suivante : Dans quelle mesure les moyens mis en oeuvre par le cabinet Fiduciaire d’Afrique permettent-ils une bonne maîtrise des risques liés à l’externalisation ?
Pour mieux cerner cela, il faudra avant tout répondre aux questions suivantes : En quoi consiste l’externalisation et qu’entend-on par externalisation de la fonction comptable ? Quels sont les enjeux du choix d’une externalisation de la fonction comptable ? Quels sont les avantages et inconvénients chez chacune des différentes parties ? Quels sont les risques liés à cette pratique et comment les évaluer ? Quelle est la criticité de ces risques chez le prestataire et comment peut-il les maîtriser pour offrir une prestation de qualité à ses clients ?
C’est dans le but de répondre à ces différentes questions que s’inscrit le thème du présent mémoire intitulé : « L’analyse des risques liés à l’externalisation de la fonction comptable chez le prestataire : cas du cabinet Fiduciaire d’Afrique (FIDAF) ».
L’objectif de ce travail est de faire une analyse des risques liés aux activités du service expertise comptable du cabinet FIDAF.Il s’agit de façon spécifique de définir la notion d’externalisation et de risque, d’analyser les risques liés à ce service puis d’aider le cabinet à travers nos recommandations à mieux maîtriser ces risques.
Plusieurs aspects de l’externalisation de la fonction comptable peuvent faire l’objet d’étude. Mais dans le cadre de notre étude nous nous limiterons à l’analyse des risques liés à l’externalisation de la fonction comptable chez le prestataire et la définition de quelques mesures visant à réduire ces risques pour le cabinet.
Dans une première partie intitulée « Cadre théorique de l’analyse des risques de la fonction comptable » nous débuterons par un chapitre introductif portant sur les notions de comptabilité et d’externalisation. Ensuite nous extrapolerons nos recherches à l’externalisation d’une fonction comptable. Dans un deuxième chapitre, nous analyserons les risques liés à l’externalisation de la fonction comptable et enfin dans un troisième chapitre, nous présenterons la méthodologie que nous adopterons pour réaliser notre étude.
Dans la deuxième partie intitulée « Cadre pratique », nous aborderons les aspects pratiques de notre thème de recherche. En effet, nous commencerons par la présentation du cabinet « Fiduciaire d’Afrique » dans un premier chapitre, puis nous décrirons dans un deuxième chapitre l’existant c’est-à-dire les constats effectués. Par la suite, nous analyserons les risques issus de la procédure du prestataire afin de faire des propositions adéquates et adaptées au regard des meilleures pratiques en matière de maîtrise des risques d’outsourcing comptable.

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ANALYSE DES RISQUES DE L’EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE
CHAPITRE 1 : L’EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE
1.1) Comptabilité et organisation comptable
1.1.1) Définition de la comptabilité
1.1.2) Organisation comptable et choix organisationnels
1.2) Notion d’externalisation
1.2.1) Définition de l’externalisation et concepts voisins
1.2.2) L’externalisation de la fonction comptable
1.3) Démarche de mise en oeuvre d’une externalisation comptable et conditions de succès
1.3.1) Les étapes de mise en place d’une externalisation comptable
1.3.2) Les conditions de succès de la démarche d’externalisation
CHAPITRE2: IDENTIFICATION ET ANALYSE DES RISQUES LIES A L’EXTERNALISATION COMPTABLE
2.1) Identification des risques liés à l'externalisation de la fonction comptable
2.1.1) Notion de risque
2.1.2 Les risques liés à l’externalisation de la fonction comptable
2.2) Analyse des risques liés à l'externalisation de la fonction
2.2.1) Analyse des risques liés à la rédaction d'un mauvais contrat
2.2.2.)Le risque de dépendance envers le prestataire
2.2.3.)Le risque de défaillance du prestataire
CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE
3.1.) Le modèle d’analyse
3.2.) Les techniques de collecte des données
3.2.1.) La narration, l'entretien et le questionnaire de prise de connaissance
3.2.2.) L'observation et la revue documentaire
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE LA PRATIQUE DE L’EXTERNALISATIONAU SEIN DU CABINET FIDUCIAIRE D’AFRIQUE
CHAPITRE 4 : PRESENTATION DU CABINET FIDUCIAIRE D’AFRIQUE
4.1) Missions et vision de la Fiduciaire d’Afrique
4.2) Organisation interne et du travail au sein du cabinet Fiduciaire d’Afrique
4.2.1) Organisation Interne
4.2.2) L’organisation du travail au sein de Fidaf
4.2.3) Réseau des Partenaires
4.3) Les activités du cabinet
4.3.1) Assistance comptable
4.3.2)Audit et Conseil en Gestion
CHAPITRE 5 : LA DESCRIPTION DE L’ORGANISATION DE LA FIDAF EN MATIERE DE TENUE DE COMPTABILITE.
5.1) La phase de négociation
5.2) La phase de préparation
5.1.1) Le dossier permanent
5.1.2) Le dossier de l’exercice
5.2) La phase de programmation et d’exécution des travaux : la tenue de la comptabilité
5.2.1) Le paramétrage du logiciel
5.2.3) Imputation et saisie des pièces
5.2.4) La centralisation des écritures et la production des états financiers
CHAPITRE 6 : ANALYSE DES RISQUES LIES A L’EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE AU CABINET FIDAF
6.1) Les risques généraux liés aux contrats identifiés
6.2) Analyse des risques identifiés
6.3) Les recommandations