La mise en œuvre d’un tableau de bord de gestion

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Extraits et sommaire de ce document

Cette étape vise le déploiement graduel des tableaux de bord dans les unités administratives et leur intégration au fonctionnement quotidien des utilisateurs dans le respect des préoccupations organisationnelles, administratives, humaines et techniques. Nous présentons d’abord les principales activités de mise en oeuvre du système de tableaux de bord et les intervenants qui vont y être associés dans une perspective plus globale que celle, très technique, habituellement décrite dans les manuels d’implantation de systèmes.
En effet, cette étape véhicule aussi une préoccupation complémentaire et permanente de gestion du changement. Trop souvent voit-on des systèmes d’information très bien montés techniquement et répondant même à des besoins réels mais dont l’acceptation est considérée, à tort, par leurs promoteurs comme allant de soi !
Nous présentons dans ce sens un modèle simple de gestion du changement technologique applicable à un tel projet. Nous décrivons enfin les principaux enjeux auxquels nous intégrons certaines des pistes prometteuses les plus souvent formulées dans la littérature. Bien effectuer cette étape est cruciale pour réussir l’implantation d’un système de tableaux de bord.
D’abord, les enjeux dépassent largement les aspects informatiques et, ensuite, la mise en oeuvre d’un tableau de bord est en quelque sorte permanente. Les responsables du système et les gestionnaires auront constamment à faire face à des changements visant à la fois le contenu, les balises et la forme du tableau de bord.
L’état d’esprit (mindset) des utilisateurs va aussi évoluer, tant en ce qui a trait à la culture de suivi qu’à la justification et à l’étendue de l’utilisation des tableaux de bord. On aura enfin à s’accommoder de l’évolution constante des diverses plates-formes technologiques. Il est relativement facile, à cette étape, d’identifier les intervenants : la majorité des divers intervenants devront être mis à contribution !
L’équipe de projet valide progressivement les tableaux de bord dans le cadre de l’expérience pilote, de concert avec les utilisateurs impliqués. Le responsable de projet voit à l’implantation et effectue les analyses d’évaluation et participe à la validation des tableaux de bord. Les gestionnaires choisissent leur version du tableau de bord et sa représentation, leurs panoramas, qu’ils soient des usagers directs (des « interrogateurs du SID »), ou, sinon, des utilisateurs finaux de l’information (des « liseurs de rapports »).
Les informaticiens effectuent les tests techniques, alimentent le système à partir des bases de données et l’opèrent. Les fournisseurs de données vérifient la disponibilité et la qualité des données dans les systèmes sources et effectuent l’alimentation selon les fréquences prévues.
Évidemment, comme cette étape est quasi permanente ou peut s’étendre sur plusieurs vagues successives, l’équipe de projet et l’expert-conseil supervisent l’ensemble, s’assurent que tous les volets sont couverts, que tous suivent des routes convergentes et intégratrices. Ils préparent aussi le déploiement des tableaux de bord à un ensemble toujours plus vaste d’utilisateurs.
Selon les mécanismes de gestion préconisés, des rapports d’avancements seront fournis aux instances supérieures. Il est à noter ici que des réussites progressives, même restreintes, sont préférables à des promesses grandioses de réalisations sans cesse reportées.

1. L’étape 5 en général
2. Les principales activités de mise en oeuvre
2.1. La sous-étape 5.1 Plan d’implantation et de déploiement et plan de changement
2.2. La sous-étape 5.2 Implantation graduelle : installation et tests d’utilisation du tableau de bord
2.3. La sous-étape 5.3 Intégration à la gestion et exploitation du tableau de bord
2.4. La sous-étape 5.4 Gestion du changement organisationnel et technologique
2.5. La sous-étape 5.5 Validations et ajustements périodiques du tableau de bord

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