Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit : Déclenchement de la commande ; Acceptation et traitement des livraisons ; Enregistrement des dettes ; Paiement des factures.
1. Déclenchement de la commande
1.1. Objectifs du contrôle interne : Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire. En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks. Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : Qui peut déclencher la commande ? Quand passer la commande ? Quelle quantité faut-il commander ? A quel fournisseur doit-on s'adresser ?
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2. Acceptation et traitement des livraisons
2.1. Objectifs du contrôle interne : Il faut en ce domaine garantir que : Les délais de livraison prévus sont respectés ; Les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s'ils correspondent à une demande ; Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
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3. Enregistrement des dettes
3.1. Objectifs du contrôle interne : Le contrôle interne doit garantir que : Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services ; La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
3.2. Organisation correspondant à ces objectifs : La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d'autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connaître à tous moment l'ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore été reçue. Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités : La perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service "Achats" pour vérification des prix facturés). De plus, les délais de circulation dans les différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A. dans les délais normaux ; Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise ; Les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnités ; L'enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations.
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