Evolution de la fonction Achat dans l'entreprise

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Extraits et sommaire de ce document

Malgré les apparences, acheter est une technique qui ne s'invente pas et qui peut prendre des multiples formes. Nous en avons vu le rôle et l'importance, mais il faut dire que les entreprises ont toujours procéder à des achats, achats de matières premières, produits semi-ouvrés ou encore produits finis. Mais dans la plupart des entreprises, ces achats ne dépendaient que d'un service spécifique. Il pouvait s'agir de la direction des approvisionnements, de la direction de la production, parfois de la direction administrative en fonction de la nature des achats à effectuer.
Avec la nouvelle dimension qu'ont prise les achats, un service spécifique a vu le jour. Mais comment s'est opérée son évolution? La fonction achats a en effet connu trois étapes dans son développement : Une fonction administrative au départ; Une fonction négociatrice dans sa deuxième étape; Enfin, une fonction intégrative.
A. Première étape, le caractère administratif :
Dans cette étape, son rôle se limitait principalement à passer des commandes conformes selon les procédures en vigueur dans l'entreprise. Les comptables pouvaient alors connaître les engagements à payer et les factures exactes. L'acheteur n'est ici qu'un passeur de commande, un "écouleur" de demande d'achats tout simplement. C'est un modèle qui fonctionnait surtout dans une économie de production. La valeur ajoutée des achats est alors économiquement très faible. Certaines entreprises vivent encore avec ce modèle.
B. La fonction achat comme une fonction négociatrice :
La deuxième étape du développement de la fonction achats correspond à une fonction à la fois administrative et négociatrice. Dans ce cas, non seulement l'acheteur est investi de la passation des commandes, mais il négocie avec le ou les fournisseurs qu'il peut mettre en compétition. La valeur ajoutée apparaît déjà beaucoup plus élevée. Ainsi, la fonction achat par la négociation des prix des produits ou des prestations contribue au profit de l'entreprise. Il s'agit bien ici de négociation et non de marchandage, ce qui suppose la fixation d'objectifs et une stratégie minimum dans la discussion technico-commerciale.
La plupart des entreprises sont à ce niveau de développement plus ou moins achevé actuellement. Aujourd'hui, nous sommes en économie de marché où la règle est : "le prix de vente d'un produit, d'une prestation, est dicté par le marché" ; la conséquence immédiate est que la seule variable réelle sur laquelle peut jouer l'entreprise pour faire du profit est le prix de revient qui est constitué de 40% à 70% d'achats. L'acte d'achat devient stratégique car la compétitivité de l'entreprise dépend du professionnalisme avec lequel il est effectué.
C. La fonction achat comme fonction intégrative :
Dans sa troisième phase de développement, la fonction achat devient à fois administrative, négociatrice et technique au sens où le choix des solutions techniques est pris en compte d'une façon active car elles influencent la détermination des prix d'achats sur les marchés amont à court, moyen, et long terme. La fonction doit intégrer les informations "produits", "marché", "prix" disponibles à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.
L'acheteur professionnel doit donc être capable de réussir une action marketing achats permettant à l'entreprise d'optimiser son interaction avec son environnement sur le moyen terme. Il ne s'agit pas seulement d'une démarche créative, active, mais aussi structurée, outillée, suivie, avec des objectifs prédéterminés.
Cette émergence progressive de la fonction achats développée par Roger PERROTIN se traduit chez Olivier BRUEL par l'existence de quatre stades de développement principaux en matière d'achats qui traduisent autant d'approches stratégiques et donc du niveau de maturité de la fonction dans les entreprises.
Il distingue en effet : Un premier stade de pure exécution centrée sur le court terme et qui consiste à mettre à disposition les produits demandés dans les délais et sans aucune formalisation particulière. Au deuxième niveau, l'entreprise engage une recherche d'optimisation à court terme et moyen terme ; un processus multi-critères est institué.
Un suivi du coût global d'approvisionnement est mis en place et s'inscrit en général dans une procédure budgétaire. Il considère le niveau trois comme étant pro actif, où la fonction va jouer un rôle stratégique moteur, tant au titre d'apporteur d'informations qu'au niveau de la mise en œuvre d'une partie de stratégie générale.
De ce fait, elle établit de nombreuses relations inter-fonctionnelles. Enfin au niveau quatre, la fonction remplit un rôle contributif majeur à la stratégie générale. Reconnue, elle appartient alors au comité de direction. Sa préoccupation s'exprime dans ce cas à moyen et long terme entre autre par le partenariat avec certains fournisseurs et par son apport au développement et à la compétitivité de l'entreprise.
En définitive, et au risque de nous répéter, nous pouvons dire que la fonction achats a connu une évolution importante mais progressive qui a engendrer de nombreux mouvements dans les entreprises et qui lui ont permis de gagner la place qu'on lui connaît aujourd'hui.
Cependant, les sociétés ont dû entreprendre d'importantes modifications dans leur mode de fonctionnement, notamment dans leur stratégie, leur politique d'entreprise, mais surtout leur structure en mettant en place des mécanismes de fonctionnement pour une intégration optimale de cette fonction. Ce qui, nous le verrons, ne s'est pas forcément bien passé.
D. Les responsabilités de la fonction achats :
Les responsabilités de la fonction achats se traduisent clairement par les missions suivantes : acquérir le bien ou le service demandé au niveau de qualité voulue ; en quantité souhaitée au coût le plus bas ; dans les délais attendus ; dans les conditions de sécurité et de service optimal.
Cette mission fondamentale sera adaptée selon la nature technique du bien ou du service concerné, selon son importance, et la spécificité du marché fournisseur. Ainsi donc, si la gestion des capitaux et des hommes est traditionnellement confiée à deux fonctions spécialisées, la fonction achats- approvisionnement est responsable en grande partie du bon fonctionnement de l'entreprise.
E. Les caractéristiques de la fonction achats :
Les missions de la fonction achats vont exiger qu'un certain nombre de tâches soient remplies, s'articulant autour de trois niveaux de responsabilités différentes qui caractérisent cette fonction. D'une part, la fonction achat s'occupe en amont de définir et d'appliquer une politique. A ce titre, elle se fixe des objectifs au premier rang desquels la gestion des stocks de matières premières.
La fonction joue un rôle important dans la conception des produits et la définition de leur niveau de qualité, elle s'occupe d'analyser aussi les processus de décision d'achats et de prévoir les besoins à court, moyen, et long terme. Elle élabore une politique fournisseur en se préoccupant de la diversification des sources d'approvisionnement, des décisions d'intégration, de sous-traitance, et des systèmes d'évaluation et de sélection des fournisseurs.
Plus important encore, la fonction achats doit développer un marketing achat avec ses politiques de produit, prix et communication s'adressant au marché amont de l'entreprise. Son organisation doit donc être adaptée à ses exigences et une mise en place de tous les systèmes de contrôle de gestion est nécessaire au pilotage de son action. D'autre part et plus pratiquement, la fonction s'occupera alors de la mise en œuvre des politiques, et de la matérialisation des accords entre l'organisation et ses fournisseurs.
Dans ce cadre, elle s'occupera outre des responsabilités classiques relevant des approvisionnements à savoir passation des commandes, relance fournisseurs, suivi et réception des commandes, gestion des stocks etc…, mais aussi de l'enregistrement des besoins, élaboration des cahiers de charges, réalisation des consultations d'appel d'offres, négociation et rédaction des contrats.

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