1- Intérêt de la prospective dans une démarche de gestion des ressources humaines
La GPEC s'inscrit dans une prise en compte de la GRH dans la durée. Il s'agit d’une véritable "prospective des métiers et des qualifications". Mais avant d'énoncer les intérêts d'une telle démarche, définissons ce qu'est la prospective : La prospective est un regard sur l'avenir destiné à éclairer l'action présente.
Elle éclaire les conséquences des stratégies d'actions envisageables. Elle consiste à rassembler des éléments d'appréciation concernant l'avenir pour prendre des décisions dans le présent afin de faire correspondre le futur à nos préférences. La prospective permet à la réflexion de se cristalliser en action efficace et donc structurer la réflexion.
Avant que les choses deviennent contraignantes, elle porte l’attention sur les faits, les phénomènes, les idées les plus significatives au détriment du contingent, du partiel et de l’intérêt immédiat.
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2- Les étapes de la GPEC :
Après avoir situé le contexte théorique de la GPEC et présenté un aperçu sur l’origine du concept, ses objectifs, ainsi que son intérêt, on exposera dans ce qui suit la démarche de mise en place d’une politique GPEC.
Le point de départ de la GPEC c’est de savoir ce dont l’entreprise a besoin à court, moyen et long termes, et quels sont et seront ses objectifs, ses marchés, son évolution économique.
Et justement pour connaître ses besoins, l’entreprise part de l’existant et le projette dans le futur tout en l’analysant. Ainsi, la démarche générale d’implantation de la GPEC se découpe en 7 grandes étapes.
2.1- Faire un état des lieux des ressources humaines existantes : C’est le point de départ de toute politique GPEC. Il s’agit de définir précisément l’évolution naturelle des effectifs existants. C’est à dire connaître les flux sortants et les flux entrants prévus.
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2.2- Effectuer une projection des ressources disponibles : Après avoir dressé un état des lieux des RH existantes, on effectue une projection future des RH disponibles afin de déterminer l’évolution probable de ces ressources.
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2.3- Définir les évolutions prévisibles : Il s’agit de prendre en considération dans l’étape précédente (projection future), les évolutions concernant l’environnement technologique, concurrentiel, réglementaire et socioculturel de l’organisation. En effet, une entreprise qui réalise une projection future en se basant seulement sur des variables endogènes risque de se faire une idée complètement fausse du marché du travail et celui de son activité.
2.4- Définition des besoins futurs en emplois et compétences : Maintenant, à partir des scénarios d’évolution possible, il s’agit ici d’identifier les conséquences en termes d’emplois, tant du point de vue quantitatif, que d’un point de vue qualitatif. C'est-à-dire : Combien de recrutements seront-ils nécessaires ? Et quelles sont les nouvelles compétences dont mon entreprise a besoin ?
2.5- L’analyse des écarts entre les besoins et les ressources futurs : Cette étape, met en lumière les différences quantitatives et qualitatives entre les résultats de la projection des ressources disponibles et les besoins futurs.
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2.7- Mise en place des indicateurs et des procédures de contrôle des actions entreprises : Comme n’importe quel projet ; il va falloir contrôler et faire le suivi de notre politique GPEC afin d’évaluer le plus (+) apporté par les actions, ci-dessus présentées, mises en œuvre par l’entreprise, et afin de voir si on est sur la bonne voie.
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3- Les outils de la réussite d’une GPEC
La G.P.E.C. s’appuie dans sa mise en œuvre sur un ensemble d’outils très divers destinés à collecter les informations qui rendent possible une réflexion prospective. On distingue 3 types d’outils, ceux qui permettent de : Connaître ; Anticiper ; Suivre.
3.1- La nomenclature des emplois : Le point de départ pour la mise en place d’une politique GPEC est la nomenclature des emplois qui reflète l’organisation du travail au sein de l’entreprise. Ce qui revient à recenser les emplois-types existants au sein de l’entreprise.
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3.2- Le référentiel des emplois : Une fois l’identification finale des emplois types faits, l’entreprise doit établir un répertoire ou référentiel des emplois. C’est la liste ordonnée de l’ensemble des emplois-types de l’entreprise permettant de décrire et de détailler ce qu’un groupe d’agents doit faire dans le cadre de l’emploi qu’il occupe : sa mission , son activité , et ses tâches.
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3.3- Référentiel des compétences : Il est réalisé à partir du référentiel d’emploi. Il précise le type et le niveau de prestation souhaitée d’un agent occupant un emploi donné en termes de compétences à maîtriser dans un contexte bien spécifique. Ce référentiel n’est autre qu’un descriptif des différents niveaux de compétences exigés.
3.4- Référentiel des ressources : Il détaille pour chaque compétence ce que doit savoir maîtriser un agent pour mettre en œuvre, les compétences exigées. C’est un document qui complète le référentiel des compétences puisqu’il décortique chacune des compétences dont doit disposer l’agent.
4- Les conditions de réussite d’une GPEC
Vu son importance, bon nombre d’entreprises souhaitent optimiser la gestion de leurs ressources humaines en adoptant une démarche GPEC.
Dans leur démarche ces entreprises s’entourent de spécialistes et de cabinets de conseils en organisation. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’utiliser ce travail concrètement sur le terrain avec les acteurs de l’entreprise, on constate plusieurs problèmes qui nuisent au bon fonctionnement de la démarche GPEC et à l’atteinte de résultats concrets.
Ainsi afin de garantir la réussite de la démarche GPEC :
4.1 La légitimité de la GPEC doit être garantie par les équipes dirigeantes de l’entreprise : Pour commencer, une démarche GPEC doit obtenir l’adhésion réelle et sincère des équipes dirigeantes à travers une communication efficace et un dialogue pragmatique permanent afin de donner les moyens à ses promoteurs de la mettre en place puis de la faire vivre.
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4.2 Une cohérence entre la politique RH et la démarche GPEC : Il faut qu’il y ait une cohérence entre les composantes de la politique RH et la démarche GPEC, comme par exemple la politique de mobilité.
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4.3 Conserver une souplesse d’adaptation…
4.4 Inscrire l’action dans une durée déterminée : Comme n’importe quel projet la démarche GPEC doit voir s’installer comme contrainte la dimension temporelle et donc une durée limitée pour réaliser le projet.