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Arrêté fixant les instruments de gestion des établissements publics éligibles au contrôle d'accompagnement
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Arrêté du ministre des finances et de la privatisation n° 1549-05 du 18 kaada 1426 (20 décembre 2005) fixant les instruments de gestion des établissements publics éligibles au contrôle d'accompagnement.
Bulletin officiel n° 5382bis du 27 kaada 1426 (29 décembre 2005)
Le ministre des finances et de la privatisation,
Vu la loi n° 69-00 relative au contrôle financier de l'Etat sur les entreprises publiques et autres organismes, promulguée par le dahir n° 1-03-195 du 16 ramadan 1424 (11 novembre 2003), notamment ses articles 3, 13 et 17 ;
Arrête :
Article premier : Les instruments de gestion des établissements publics, soumis au contrôle d'accompagnement, sont fixés conformément au document annexé au présent arrêté.
Article 2 : Le présent arrêté sera publié au Bulletin officiel.
Rabat, le 18 kaada 1426 (20 décembre 2005).
Le Ministre des Finances
et de la Privatisation
Fathallah Oualalou.
Instruments de gestion fixés par le ministre des finances et de la privatisation conformément à l'article 17 de la loi n° 69-00
I - Statut du personnel
Le statut du personnel de l'établissement public devra se conformer aux principes et clauses de la loi n° 65-99 formant code du travail et prévoir des dispositions conférant des avantages au personnel, au moins égaux à ceux prévus par ce code. Le statut du personnel devra être mis en harmonie avec la loi n° 65-99 précitée. Il doit prévoir, notamment :
- Situation administrative :
* agents statutaires, stagiaires et titulaires ;
* fonctionnaires et agents détachés auprès de l'EEP.
- Conditions de recrutements :
* être de nationalité marocaine, âgé de 18 ans au moins et de 45 ans au plus ;
* ne pas avoir fait l'objet d'une condamnation à une peine afflictive ou infamante ;
* jouir de ses droits civiques et être de bonne moralité ;
* ne pas être inscrit au casier central disciplinaire des administrations publiques ;
* remplir les conditions d'aptitude physique nécessaire pour exercer l'emploi postulé et être indemne de toute maladie mentale ou contagieuse. Ces conditions doivent être constatées par un médecin agréé de l'EEP ou un médecin du ministère de la santé publique ;
* être en position régulière vis-à-vis du service militaire ;
* justifier le niveau d'instruction ou l'expérience requis pour l'emploi ;
* ne pas avoir été indemnisé par un autre organisme ou entreprise publics ou administration publique dans le cadre de départ volontaire, sauf à procéder au remboursement de l'indemnité perçue ;
* prévoir que les recrutements ont lieu suivant les postes vacants par voie de concours, d'examens ou de tests professionnels ;
* fixer une liste de classification du personnel en catégories et ce, en fonction des titres, diplômes, qualifications requis et expérience à l'extérieur de l'EEP ;
* prévoir une période de stage pour les nouvelles recrues.
- Droits du personnel :
Le personnel a droit :
* à la rémunération correspondant à son grade ;
* à l'avancement lié à l'ancienneté ;
* à la formation et au perfectionnement professionnels ;
* aux congés réglementaires ;
* à la couverture des risques d'accidents de travail et de maladies professionnelles ;
* à l'allocation d'une pension de retraite ;
* au capital-décès versé par l'EEP aux ayants droit ;
* à l'exercice du droit syndical conformément à la législation en vigueur ;
* à la protection de l'EEP contre les menaces, attaques, outrages, injures ou diffamations dont l'agent peut être l'objet à l'occasion de l'exercice de ses fonctions.
- Obligations de l'agent :
Sous peine de sanctions disciplinaires prévues par le statut du personnel, l'agent en activité à l'EEP est tenu, durant l'exercice de ses fonctions, de respecter les obligations suivantes :
* l'exécution des tâches qui lui sont assignées dans le cadre de ses attributions ;
* la discipline et le respect des chefs hiérarchiques ;
* le respect des horaires de travail ;
* le secret professionnel, avec interdiction à tout agent de publier ou communiquer sans autorisation du directeur de l'EEP sous une forme quelconque et à qui que ce soit, un document, des travaux ou une information provenant des services de l'EEP ;
* l'interdiction de fumer dans les locaux de l'EEP ;
* la bonne tenue vestimentaire et le respect des conditions d'hygiène.
- Notation :
* Le pouvoir d'appréciation et de notation appartient au directeur de l'EEP qui peut le déléguer à des représentants de son choix.
* Une note chiffrée assortie d'une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l'agent est attribuée chaque année aux agents en activité.
* Cette note est portée sur une fiche annuelle de notation annexée au dossier de chaque agent. Les notes chiffrées sont communiquées aux intéressés.
- Avancement :
* L'avancement des agents permanents peut être effectué soit selon la formule communément admise : échelon (ancienneté), échelle (mérite), soit un autre système d'avancement défini par le statut du personnel en respectant, toutefois, les principes d'équité, de compétence, d'effort et de rendement professionnels ainsi que le souci de maîtrise des charges de personnel.
* L'avancement d'échelon est de 12 mois par année de service effectif. Toutefois, l'avancement d'un agent ayant fait l'objet de sanction disciplinaire du 1er degré ou du second degré peut être retardé d'une ou d'autant d'années que de nombre de sanctions.
* L'avancement d'échelle est conditionné par :
* l'ancienneté dans l'échelle de classement minimum : 3 ans pour les cadres et 4 ans pour les autres catégories ;
* l'effectif dans chaque échelle ;
* l'appréciation du directeur ;
* l'obtention d'un diplôme peut donner droit à l'avancement d'échelle ;
* la promotion dans chaque échelle ne peut excéder un maximum de 25% de l'effectif budgétaire réel de l'échelle d'origine, sauf si le statut du personnel actuel de l'EEP prévoit un taux différent ;
* Le choix des agents à promouvoir est laissé à l'appréciation du directeur ;
* Les promotions d'échelles sont arrêtées annuellement et couvrent toute l'année budgétaire, eu égard à l'ancienneté de chaque agent.
* En cas d'obtention de diplôme, au cours de l'année, celui-ci est pris en considération pour le reclassement dans les conditions suivantes :
* Il existe un poste vacant exigeant ce diplôme ;
* le reclassement et mutation éventuels ne devraient pas entraîner de perturbation dans la marche normale du service.
Si ces deux conditions sont réunies, le reclassement peut avoir lieu au même échelon si le gain d'échelle est au plus égal à quatre échelles. Si ce gain est supérieur à quatre, le reclassement s'effectue à l'indice égal ou immédiatement supérieur.
- Représentation du personnel :
Institution au sein de l'EEP d'une représentation du personnel ayant qualité pour :
* représenter le personnel au sein des commissions d'avancement et de discipline et chaque fois que l'avis du personnel est requis par le directeur de l'EEP ;
* présenter au directeur toutes réclamations individuelles ou collectives relatives aux conditions de travail. Ces réclamations prennent la forme de requêtes écrites ou de demandes d'audience comportant un ordre du jour précis ;
* élection des représentants du personnel par l'ensemble des agents titulaires en activité conformément à la réglementation en vigueur. Les modalités de ces élections ainsi que la date de leur déroulement sont fixées par décision du directeur ;
* fixation des conditions d'éligibilité des représentants du personnel ;
* fixation des conditions d'organisation d'élection des représentants du personnel, élection par collège ;
* institution d'une commission paritaire pour chaque collège, par décision du directeur ;
* composition de la commission en nombre égal d'élus du personnel et ceux désignés par la direction ;
* présidence de la commission par le représentant de l'EEP.
- Rémunération :
Les éléments de rémunération mensuelle, semestrielle ou annuelle doivent être définis dans le statut du personnel. Ils peuvent comporter, à titre indicatif, les éléments donnés ci-après. L'EEP peut opter pour une composition différente spécifique à son activité, avec l'objectif, toutefois, de maîtriser les charges du personnel.
- Les éléments mensuels :
* le salaire de base ;
* l'indemnité de résidence ;
* l'indemnité de logement ;
* l'indemnité de transport ;
* l'allocation de hiérarchie administrative ;
* l'indemnité d'encadrement ;
* l'indemnité de fonction ;
* l'indemnité de sujétion ;
* l'indemnité de voiture ;
* l'indemnité de caisse ;
* les allocations familiales.
- Les éléments semestriels ou annuels : la prime de rendement ou toute autre prime ou gratification annuelles telles que le 13e Mois.
- Les éléments occasionnels :
* l'indemnité de déplacement et l'indemnité kilométrique ;
* les indemnités pour heures supplémentaires (exécution et maîtrise) ;
* indemnité de panier.
Les taux ou barèmes de tous les éléments de rémunération sont fixés par décisions du directeur de l'EEP, dûment approuvées par le MFP.
- Activité - Congés :
* Les horaires de travail sont arrêtés par décision du directeur de l'EEP, conformément à la législation en vigueur.
* Les jours fériés considérés comme jours de congés payés sont ceux fixés par la législation et la réglementation en vigueur dans l'administration publique.
* Les agents qui ne peuvent, pour des raisons de service, bénéficier de ces jours fériés, ont le droit soit à l'indemnisation, selon le barème des indemnités pour heures supplémentaires, soit au repos compensateur.
* Les agents en activité ont droit à des congés administratifs, des congés pour raison de santé et des congés de maternité pour les agents féminins et ce, dans les conditions prévues par la législation en vigueur.
* L'absence irrégulière et non motivée entraîne la suppression des émoluments de l'agent concerné pour la période d'absence, à l'exclusion des prestations familiales.
* Les agents stagiaires et contractuels sont admis au bénéfice des congés et permissions d'absence dans les mêmes conditions que les agents titulaires.
- Congés administratifs : Les congés administratifs comprennent les congés annuels, les congés exceptionnels et les permissions d'absence.
- Congé annuel :
* Tout agent en activité a droit à un congé payé d'un mois par année de service, cumulable dans la limite de deux mois.
* Le droit au premier congé annuel est acquis après 6 mois de services effectifs au moins.
* Les périodes de congé sont étalées sur toute l'année. L'octroi des congés, le choix de leurs périodes ainsi que leur fractionnement sont commandés par l'intérêt du service. Les agents ayant des enfants scolarisés bénéficient de la priorité pour le choix des périodes de congé coïncidant avec les vacances scolaires.
- Congés exceptionnels et permissions d'absence :
* Des congés exceptionnels rémunérés et n'entrant pas en ligne de compte pour le calcul des congés annuels sont accordés dans les cas suivants :
* le pèlerinage aux Lieux Saints de l'Islam et ce, pour une durée de 30 jours, une fois au cours de la carrière professionnelle de l'agent ;
* l'exercice d'un mandat représentatif dans la limite de la durée totale des sessions des assemblées dont l'agent fait partie.
* Des permissions d'absence peuvent être accordées, à titre exceptionnel, avec pleine rémunération dans les conditions ci-après :
* 10 jours pour le mariage de l'agent sur présentation d'une copie de l'acte de mariage. Ce congé n'est accordé qu'une fois durant la carrière, sauf en cas de veuvage ;
* 3 jours pour la naissance ou le mariage d'un enfant ;
* 3 jours pour le décès du conjoint, d'un ascendant ou descendant ;
* 2 jours pour le décès d'un frère ou d'une soeur de l'agent ;
* 2 jours pour la circoncision d'un enfant ;
* 2 jours pour l'hospitalisation du conjoint, d'un enfant ou d'un parent ;
* 2 jours pour cause de déménagement suite à une mutation ;
* 1 jour pour déménagement.
En aucun cas, la durée cumulée des autorisations d'absence payées ne peut excéder 10 jours par an. Pour bénéficier de ces congés exceptionnels ou permissions d'absence, l'agent devra fournir toutes les justifications nécessaires, dont l'appréciation est du ressort exclusif et discrétionnaire du directeur ou de la hiérarchie déléguée.
- Congés pour raison de santé : conformément à la réglementation en vigueur.
* Les congés pour raison de santé comprennent :
* des congés de maladie de courte durée ;
* des congés de maladie de moyenne durée ;
* des congés de maladie de longue durée ;
* des congés en cas de maladies ou de blessures résultant d'un accident survenu pendant l'exercice des fonctions.
- Congés dus à un accident de travail ou à une maladie professionnelle : conformément à la réglementation en vigueur
- Congés de maternité : conformément à la réglementation en vigueur (14 semaines).
- Positions administratives des agents : s'inspirer de ce qui est applicable pour les administrations publiques, dans le respect du code de travail. Les agents permanents sont placés dans l'une des positions administratives suivantes :
- en activité ;
- en disponibilité ;
- sous les drapeaux.
- Position d'activité :
Un agent est réputé en activité lorsqu'il exerce, effectivement, les fonctions de l'un des emplois correspondant à ce poste. Il est considéré comme en activité pendant la durée des congés de maladie, des congés administratifs et exceptionnels et des congés de maternité.
- Détachement :
* prévoir la possibilité de détachement auprès de l'EEP, de fonctionnaires et agents relevant :
- des administrations de l'Etat et des collectivités locales ;
- des établissements et entreprises publics ;
* définir les conditions de détachement (prononcé par décision du directeur, sur demande de l'agent concerné et après accord de son administration ou organisme d'origine, durée maximum de trois ans, renouvelables par tacite reconduction) ;
* définir la situation administrative de l'agent détaché (soumis aux dispositions du statut du personnel, notamment en matière de recrutement, d'avancement et de rémunération, à l'exception des dispositions qui ne peuvent être appliquées à l'intéressé en sa qualité d'agent ou de fonctionnaire détaché, eu égard aux dispositions statutaires de son cadre d'origine) ;
* préciser les modalités d'intégration de l'agent détaché dans les cadres de l'EEP (par décision du directeur et après sa démission auprès de son ancien employeur) ;
* prévoir, le cas échéant, la possibilité de détachement de l'EEP à un autre organisme ou administration publics.
- Mise en disponibilité :
* Définir la mise en disponibilité (l'agent, placé hors de son cadre d'origine, continue d'y appartenir, mais cesse d'y bénéficier de ses droits à l'avancement et à la retraite.
La position de disponibilité ne comporte aucune attribution d'émoluments).
* Définir les conditions de la mise en disponibilité (prononcée par décision du directeur, soit d'office, soit à la demande de ce dernier. L'agent conserve les droits acquis dans son cadre d'origine au jour où sa mise en disponibilité a pris effet).
* La durée de la disponibilité prononcée d'office ne peut excéder une année. Elle peut être renouvelée à deux reprises pour une durée égale et à l'expiration de cette durée, l'agent doit être :
- soit réintégré dans son cadre d'origine ;
- soit mis à la retraite ;
- soit rayé des cadres.
La mise en disponibilité pourra faire l'objet d'un troisième renouvellement, au cas où l'agent est inapte à reprendre son service.
- La mise en disponibilité ne peut être accordée que dans les cas suivants :
- accident ou maladie grave du conjoint ou d'un enfant ;
- engagement dans les Forces armées royales ;
- études ou recherches présentant un intérêt général incontestable ;
- convenances personnelles.
- La durée de la disponibilité ne peut excéder trois années dans les trois premiers cas visés ci-dessus et deux années dans le cas de convenances personnelles. Ces périodes ne sont renouvelables qu'une fois pour une période égale.
- L'agent mis en disponibilité pour convenances personnelles ne peut demander sa réintégration qu'à l'issue de la première période au moins.
- Prévoir le cas de mise en disponibilité spéciale à l'égard du personnel féminin (sur sa demande, pour élever un enfant de moins de cinq ans ou atteint d'une infirmité exigeant des soins continus.). Lorsque l'agent féminin à la qualité de chef de famille, il continue à percevoir les allocations familiales dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
- Possibilité pour l'agent féminin de suivre son mari si ce dernier est astreint à établir sa résidence habituelle, en raison de sa profession, en un lieu éloigné de celui où sa femme exerce ses fonctions.
- Prévoir la possibilité de faire procéder, à tout moment, aux enquêtes nécessaires pour s'assurer que l'activité de l'agent intéressé correspond réellement aux motifs pour lesquels il a été placé en position de disponibilité.
- Délai de réintégration : deux mois au moins avant l'expiration de la période en cours. Cette réintégration est de droit à l'une des trois premières vacances. Jusqu'à ce qu'elle intervienne, l'agent est maintenu en disponibilité.
- Possibilité de rayer des cadres l'agent mis en disponibilité qui ne demande pas sa réintégration dans les délais prévus, ou qui refuse le poste qui lui est assigné lors de sa réintégration, après avis de la commission administrative paritaire.
- Congé sans solde :
Le congé sans solde peut être accordé, à titre exceptionnel, en cas de nécessité absolue ou de force majeure, une seule fois tous les 2 ans, dans la limite d'un mois à l'agent qui en fera la demande.
- Position sous les drapeaux : Incorporation dans l'armée pour accomplir le service militaire actif. Dans cette position, l'agent conserve ses droits à l'avancement à l'EEP, mais perd ses émoluments d'activité et ne perçoit que sa solde militaire. A sa libération, l'intéressé est réintégré de droit dans son cadre d'origine.
- Sanctions disciplinaires (se conformer aux dispositions du code de travail, notamment les articles 37 à 39 et 62). Les décisions infligeant une sanction disciplinaire sont prises par le Directeur, après avoir entendu le mis en cause ou son mandataire et en présence du délégué du personnel ou le représentant syndical (article 62 du code de travail).
- Cessation de fonction : La cessation définitive des fonctions entraînant la radiation des cadres résulte dans les cas suivants :
- démission régulièrement acceptée ;
- licenciement ;
- admission à la retraite.
- Démission acceptée :
La démission ne peut résulter que d'une demande écrite et datée de l'intéressé, marquant sa volonté, non équivoque, de quitter les cadres de l'EEP autrement que par admission à la retraite. La demande doit comporter un délai de préavis d'un mois. Ce délai ne se confond pas avec les droits éventuels au congé annuel. La démission n'a d'effet que si elle est acceptée par le directeur qui prend sa décision dans le délai d'un mois à compter de la date de réception de la demande de démission.
- Licenciement : Le licenciement intervient après avis de la commission paritaire pour l'une des raisons suivantes :
- Réduction des effectifs : Par mesure d'ordre général ou d'organisation d'ordre intérieur du nombre d'emplois. Les mesures du licenciement interviendront compte tenu de l'ancienneté, de la valeur professionnelle, des services rendus, des charges de famille, de l'existence de pensions civiles, militaires et le cas échéant des sanctions disciplinaires encourues par les intéressés.
- Insuffisance professionnelle : En cas d'insuffisance professionnelle, l'indemnité de licenciement est fixée conformément aux dispositions du code de travail. La rémunération prise en compte pour le calcul de l'indemnité de licenciement, correspond à celle arrêtée par le code de travail.
- Admission à la retraite : L'admission à la retraite des agents de l'EEP est prononcée selon les dispositions légales en vigueur.
- Capital décès : En cas de décès d'un agent de l'EEP, ses ayants droit bénéficient d'un capital décès dans les conditions prévues par la législation en vigueur.
- Accident de travail : L'EEP souscrit en faveur de son personnel en activité à une assurance contre les risques d'accidents de travail.
II - Organigramme
L'organigramme doit être établi sur la base des principes généraux sous-tendant la conception de toute organisation, dont, notamment :
- la limitation des niveaux hiérarchiques dans le souci d'amélioration de la communication et de l'accroissement de la responsabilité des différents niveaux hiérarchiques ;
- la réduction du nombre d'intervenants rattachés à un même supérieur hiérarchique pour éviter la lourdeur de la structure ;
- le respect des règles du contrôle interne avec spécialisation et séparation des fonctions ;
- la décentralisation des décisions avec renforcement des structures décentralisées dont l'objectif d'accroître leur autonomie ;
- le partage clair des responsabilités et des métiers pour faciliter la coordination et faire apparaître les liens entre l'organisation et les objectifs ;
- le regroupement des structures fonctionnelles et opérationnelles autour de la direction ;
- le suivi et l'évaluation des résultats sur la base d'information fiables, d'indicateurs de suivi et tableaux de bords destinés aux différents responsables, (contrôle de gestion, contrôle budgétaire....) ;
- la formation du personnel dans le souci d'allocation optimale des ressources humaines par rapport aux besoins ;
- la formalisation des délégations d'autorité et la définition d'un cadre général de délégation de pouvoir et d'attribution des responsabilités, à savoir le pouvoir d'engager financièrement l'organisme et le commandement des hommes ;
- la mise en place des procédures de contrôle ;
- la valorisation des fonctions de pilotage et de contrôle (audit) ;
- la fixation de critères appropriés pour la nomination aux postes de responsabilités.
En général, l'organisme doit mettre en place les structures nécessaires à la prise en charge des principales fonctions suivantes :
III - Manuel des procédures
Le manuel des procédures doit permettre une meilleure fiabilité du contrôle interne et une transparence dans les opérations de l'organisme. Ce contrôle englobe l'ensemble des techniques mises en oeuvre par un organisme pour s'assurer que les opérations qu'il effectue :
- correspondent à des opérations engagées dans l'intérêt exclusif de l'entreprise en conformité ;
- avec son objet social ou sa mission ;
- permettent la meilleure allocation des fonds disponibles ;
- sont exhaustivement recensées dans les systèmes comptables et de contrôle de gestion ;
- sont correctement valorisées dans les états comptables et financiers de l'entreprise ;
- sont constamment maîtrisées par les acteurs de l'entreprise ;
- assurent dans la durée la sauvegarde du patrimoine et des actifs incorporels de l'entreprise.
La mise en place d'un système de contrôle interne permet d'assurer une maîtrise préventive des opérations de l'organisme. Sa mise en application implique un ensemble de procédures détaillées et précisées pour chaque opération de l'organisme. A chacune des opérations visées par les procédures, s'attache un ou plusieurs principes généraux de contrôle pour faire respecter les objectifs du contrôle interne. Les techniques de contrôle sont elles-mêmes susceptibles d'être adaptées au cas spécifique de chaque organisme pour tenir compte de ses particularités. Le contrôle interne s'appuie sur des procédures couvrant l'ensemble des opérations à caractère répétitif. Ces opérations peuvent être traitées, à la condition d'y être adaptées, selon les moyens dont dispose l'organisme. Pour assurer le caractère effectif de la prévention des risques, le principe de la séparation des tâches empêche une seule personne de remplir les différentes étapes de la procédure. Par exemple, admettre qu'une même personne sélectionne la marchandise, passe la commande, la réceptionne et la paye, ne donne aucune assurance d'éviter les risques d'erreurs dans le choix, de transcription comptable erronée, de paiement indu, voire de malversation, ni d'en détecter les effets. Il est donc important que ces différentes opérations soient réalisées par des acteurs différents, selon des modalités précises et prédéfinies, et dont l'exécution peut être vérifiée par des tiers. De surcroît, ces acteurs doivent pouvoir être jugés sur des critères différents d'efficacité assurant leur indépendance dans la réalisation des tâches confiées. Les opérations doivent être traitées dans le cadre de procédures organisées et systématiques.
A ce titre, le manuel d'organisation comptable et financière et le manuel des politiques d'achat et d'approvisionnement constituent les instruments fondamentaux du contrôle interne.
1. Manuel d'organisation comptable et financière : Le manuel d'organisation comptable et financière est un des instruments de contrôle devant être instaurés par chaque organisme. Ce document comprendra :
- le descriptif des règles et principes généraux de l'organisation des fonctions comptable et financière sur la base des règles d'un bon contrôle interne ;
- la détermination des règles de tenue et de suivi de l'information comptable et financière pour une bonne maîtrise de la situation de l'organisme ;
- la définition d'un cadre régissant les relations de la fonction comptable et financière avec l'audit interne et externe.
De ces éléments, découlent trois volets de normes d'élaboration du manuel des procédures et de l'organisation comptable et financière :
- organisation et procédures comptables ;
- organisation et procédures financières ;
- relations de la fonction comptable et financière avec l'audit interne et externe ;
- présentation, publication et communication de l'information financière.
A - Organisation et procédures comptables
Ce document vise à décrire les règles générales et les lignes directrices permettant à chaque organisme :
- de se conformer aux dispositions légales et réglementaires en matière comptable et financière ;
- d'adopter une organisation et un système de procédures optimal et sécurisé du point de vue du contrôle interne ;
- de permettre l'obtention d'une information fiable ;
- d'optimiser la gestion financière de l'organisme ;
- de prévenir les risques éventuels ;
-de définir les règles de contrôle en relation avec les fonctions d'audit interne et externe.
La fonction comptable de chaque organisme doit être structurée autour :
- d'une organisation claire avec une définition des fonctions et une séparation des tâches ;
- d'un ensemble de règles de tenue de la comptabilité générale budgétaire et analytique ;
- d'un système de procédures comptables établies sur la base des règles d'un contrôle interne fiable.
- Principes généraux d'organisation de la fonction comptable
L'organisation comptable de chaque EEP doit être adaptée en fonction :
- du secteur et du nombre des activités :
- de la taille de l'organisme ;
- de la complexité de ses opérations.
Par conséquent, chaque établissement définira l'organisation type qui lui permettra d'obtenir une information comptable fiable et pertinente et qui doit être bâtie sur les règles et principes suivants :
- Elaboration d'un organigramme de la fonction comptable : L'organigramme de la fonction comptable doit être le reflet d'une organisation par groupes homogènes d'opérations comptables. Cette structuration permettra :
- une spécialisation des intervenants par module ;
- une maîtrise de la continuité des flux d'opérations ;
- une interface avec les autres fonctions de l'organisme.
Chaque cellule de l'organigramme doit être supervisée par un niveau d'encadrement suffisant. Les groupes d'opérations sur la base desquels sera bâti l'organigramme de la fonction comptable sont à titre indicatif les suivants :
- une fonction de responsable comptable ayant une vision d'ensemble de la fonction, des différents flux d'informations et d'opérations, et ayant en charge l'analyse et le contrôle de l'information comptable émise ;
- une fonction de responsable informatique du module comptable ;
- un groupe d'opérations produits-clients ou recettes qui a pour mission de suivre comptablement les opérations de ventes, facturation, etc. ;
- un groupe d'opérations coût qui a pour mission de suivre les opérations d'approvisionnement, du personnel, des tiers, de la comptabilité analytique, etc. ;
- un groupe d'opérations d'investissement qui a pour mission de suivre comptablement les opérations de financement ;
- un groupe d'opérations qui a pour mission de suivre les mouvements d'encaissement - décaissement et du système budgétaire.
- Définition des fonctions :
La séparation des tâches doit être l'objectif visé par une meilleure définition des attributions de chaque poste et leur connaissance par chaque intervenant. Cette définition doit être détaillée par opérations élémentaires la plus précise possible. Il est souhaitable, également, que chaque tâche fasse l'objet d'une quantification et d'une évaluation du temps requis permettant de définir les moyens humains nécessaires en cas d'augmentation des volumes des opérations de l'organisme. L'attribution des fonctions doit être basée sur les critères de compétence et d'expérience des intervenants. En outre, la sécurité des opérations de l'organisme requiert une définition des pouvoirs et des responsabilités devant faire l'objet de délégations de pouvoirs écrites et mises à jour.
- Séparation des tâches : La séparation des tâches est une mesure de contrôle interne à laquelle l'organisme doit veiller scrupuleusement. Elle permet d'éviter les erreurs volontaires et involontaires et d'instaurer des règles de contrôle et de recoupement réciproques.
[…]
B - Organisation et procédures financières
La fonction financière au sein de l'organisme doit être structurée autour d'une organisation efficace et avoir pour objectifs :
- l'analyse et le suivi de la situation financière de l'organisme en terme d'équilibre, de rentabilité et de gestion de trésorerie ;
- la recherche des moyens de financement nécessaires aux meilleures conditions de coûts et le placement des ressources dégagées ;
- le suivi des encaissements et décaissements ;
- la production d'information financière des décideurs et responsables opérationnels.
La fonction financière doit donc se doter :
- d'une organisation de ses activités ;
- d'un système d'élaboration des plans pluriannuels ;
- des règles générales de suivi de l'équilibre financier et de gestion de trésorerie.
- Principes généraux d'organisation de la fonction financière :
L'organisation de la fonction financière doit reposer sur une structure comprenant deux entités : planification et financement ; et gestion de la trésorerie.
L'entité planification et financement doit avoir pour attributions :
- l'élaboration et le suivi des prévisions des plans pluriannuels ;
- le suivi des opérations d'investissement et de financement de l'organisme ;
- le contrôle et le suivi des emprunts de l'organisme et des conditions du marché ;
- les analyses des conditions d'équilibre financier de l'organisme et de sa rentabilité ;
- l'élaboration des situations et des tableaux de bords financiers.
L'entité gestion de la trésorerie doit avoir pour attributions :
- l'élaboration annuelle et périodique des prévisions de trésorerie, banque par banque, en date de valeurs ;
- le suivi des conditions bancaires pour les différentes catégories de concours financiers ;
- le contrôle de la bonne application par les organismes financiers des conditions obtenues : dates de valeurs ; taux par catégorie de concours ; intérêts débiteurs ; commissions.
Les attributions ci-dessus énumérées doivent être détaillées et précisées par poste de travail et faire l'objet d'une formalisation par écrit.
Un système de délégation des pouvoirs doit accompagner cette fonction par :
- l'autorisation des paiements et l'existence de double signatures ;
- l'autorisation de placements et l'obtention de découverts.
Les délégations de pouvoirs doivent prévoir :
- une double signature du directeur de l'organisme et du trésorier payeur pour les établissements publics soumis au contrôle préalable ;
- une double signature du directeur de l'organisme et du responsable de la structure financière pour les autres organismes.
En outre, les délégations de signature doivent être basées sur des critères :
- de niveau des opérations en fonction de l'importance de chaque organisme ;
- de compétences et domaines d'interventions.
Enfin, ces délégations doivent faire l'objet d'un contrôle permanent.
- Règles générales de suivi de l'équilibre financier et de gestion de la trésorerie : La fonction financière doit mettre en place un ensemble d'outils de calcul et de suivi de l'équilibre financier de l'organisme. L'objectif recherché étant de s'assurer que :
- les emplois longs sont financés par des ressources permanentes ;
- les autres éléments de l'actif peuvent être financés à la fois par des ressources permanentes et des ressources à court terme.
Ce suivi doit se faire par le biais :
- de plans de financement permettant d'analyser l'évolution prévisionnelle des équilibres financiers de l'organisme ;
- de tableaux de financement permettant :
* de suivre la réalisation de la politique d'investissement de l'organisme et des financements correspondants ;
* de s'assurer que les emplois longs sont au moins financés par des ressources à moyen et long terme et que le fonds de roulement est positif.
- d'analyses indiciaires au moyen de ratios des cycles d'exploitation permettant de comparer les délais de rotations des stocks, clients et fournisseurs et de mesurer le degré de liquidité de l'organisme.
Le suivi de l'équilibre financier doit intégrer une dimension prévisionnelle des besoins et moyens de financement en relation avec le marché financier. Cette gestion par anticipation doit permettre :
- de disposer des emprunts aux meilleures conditions ;
- d'identifier les opportunités du marché financier et des capitaux.
- Règles générales de gestion de la trésorerie :
Les règles générales de gestion de la trésorerie doivent reposer sur les bases suivantes :
- les paiements doivent être faits par un nombre limité de personnes autorisées sur la base de délégations des pouvoirs tenues à jour. Ces personnes ne doivent pas avoir accès à la préparation et à l'enregistrement des moyens de paiement ni à l'autorisation des règlements. La responsabilité de la conservation des moyens de paiement jusqu'au moment où ils sont envoyés à leurs destinataires incombe aux signataires ou à leurs représentants. Les moyens de paiement doivent strictement être établis sur la base de justificatifs probants.
- les encaissements doivent faire l'objet d'un suivi quotidien et d'un choix de l'organisme financier en fonction des situations de trésorerie. Les règlements par effets doivent faire l'objet d'un classement par échéance d'encaissement.
- les actifs liquides doivent être suffisamment protégés par :
- la conservation en lieux sûrs des carnets de chèques et des espèces en caisse ;
- le dépôt rapide des chèques et des espèces en caisse.
- les opérations de trésorerie doivent être enregistrées correctement. Les enregistrements comptables doivent être effectués par une personne n'ayant pas accès aux comptes clients, ou fournisseurs, ni à l'établissement et à la signature des chèques ni à l'ouverture du courrier et au dépôt des fonds.
Les contrôles comptables doivent comprendre :
- l'enregistrement des moyens de paiement émis selon une suite numérique ;
- l'utilisation d'un journal à part pour chaque compte bancaire ou caisse ;
- la comptabilisation rapide des enregistrements.
Les soldes bancaires doivent, par ailleurs, faire l'objet de rapprochements réguliers avec les soldes comptables. De même, les caisses doivent faire l'objet de contrôles inopinés portant sur les registres et les fonds en caisse.
- la trésorerie doit être gérée de manière optimale. La gestion de la trésorerie doit permettre d'avoir à la fois des disponibilités suffisantes pour faire face aux engagements sans que ces disponibilités soient excessives. Une situation journalière de trésorerie doit être établie en fin de journée. Cette situation doit être vérifiée par une personne responsable de la comptabilité puis transmise à la direction de l'organisme.
- chaque organisme doit créer une caisse de régie pour l'avance des fonds ou pour la réception des recettes. La gestion des régies de dépenses et de recettes doit obéir à certains principes de base. A cet effet, la direction de l'organisme doit procéder à :
* la nomination des personnes qui seront chargées de la fonction de régisseurs ainsi que celles qui sont appelées à les remplacer ;
* l'élaboration par écrit d'une note décrivant les modalités de fonctionnement des régies ;
* la fixation d'un plafond des encaissements en espèce (recettes) ;
* la fixation d'un plafond de l'encaisse (dépenses) ;
* l'établissement d'une liste des dépenses que les régisseurs sont autorisés à régler ainsi que des produits à encaisser ;
* la détermination de la périodicité des versements ;
* la définition des contrôles préalables aux paiements et encaissements et l'énumération des justificatifs requis et leur classement ;
* la définition des registres à tenir.
Les régisseurs doivent être tenus personnellement et pécuniairement responsables des fonds gérés. Ils doivent, à cet effet, observer les règles définies par la direction de l'organisme et veiller aux conditions de sécurité et de matérialité des fonds et des opérations.
C - Relations de la fonction comptable et financière avec l'audit interne et externe
- Relations avec l'audit interne : Chaque organisme est tenu de se doter d'une cellule d'audit interne, chaque fois que l'importance de l'organisme l'exige.
La fonction comptable et financière doit permettre à la cellule d'audit interne :
- d'assurer les contrôles nécessaires de l'information comptable et financière ;
- de disposer des informations et données demandées, en relation avec les autres contrôles que la cellule d'audit interne aura à entreprendre au niveau des autres fonctions.
Au niveau des travaux de contrôle, la fonction comptable et financière doit :
- constituer des dossiers d'analyse des comptes et des états financiers suffisamment explicités pour permettre à la cellule d'audit interne de dérouler ses travaux de contrôle en fin d'année ;
- soumettre les différents états et informations à communiquer à la direction de l'organisme, au conseil d'administration ou l'organe délibérant et autre à la vérification de la cellule d'audit intéressée. Cette opération doit être organisée suivant une périodicité régulière et à dates fixes ;
- convoquer la cellule d'audit interne à assister aux travaux d'inventaire physique des stocks et des immobilisations et tenir compte de ses suggestions et observations sur le déroulement des travaux ;
- permettre à la cellule d'audit interne de réaliser des contrôles inopinés des valeurs et espèces ;
- recueillir l'avis de la cellule d'audit interne dans l'élaboration des procédures comptables et financières ;
- prendre en considération les remarques et recommandations de la cellule d'audit interne à l'issue des travaux d'examen des comptes et des états ;
- au niveau des informations à communiquer à la cellule d'audit interne, celle-ci formulera, par écrit, ses besoins ainsi que la définition précise des données et informations souhaitées. Il est souhaitable dans la mesure du possible de fixer une périodicité dans la communication des informations et de désigner un interlocuteur de la cellule. Les informations fournies doivent être préalablement vérifiées et justifiées par la fonction comptable et financière et communiquée par écrit.
- Relations avec l'audit externe : L'organisme doit préparer à temps les différents états et informations demandés par l'auditeur externe de manière à :
- permettre une intervention efficace de l'auditeur externe ;
- d'éviter les retards éventuels et disposer à temps des observations à prendre en considération pour l'élaboration d'une information comptable et financière fiable.
A cet effet, la fonction comptable et financière doit établir des relations avec l'auditeur externe sur la base des différentes phases de la mission.
Au cours de l'exercice, la fonction comptable et financière doit convenir avec l'auditeur externe de la date d'intervention en fonction de la disponibilité des intéressés et des informations de base. Ainsi, au cours de la phase intérimaire qui doit se dérouler avant la fin de l'exercice, la fonction comptable et financière doit préparer préalablement à l'intention de l'auditeur externe les informations suivantes :
- les principaux engagements réalisés au cours de l'exercice ;
- les états budgétaires ;
- les modalités d'évaluation des stocks et des biens produits ;
- l'ensemble des pièces justificatives ;
- les différents registres ;
- les dernières balances générales et auxiliaires ;
- le manuel des procédures comptables ;
- les notes sur les délégations de pouvoir.
De même, la fonction comptable et financière doit aviser et convoquer l'auditeur externe pour l'assistance aux travaux d'inventaire et lui soumettre une note sur la procédure de déroulement des travaux.
La fonction comptable et financière doit faire en sorte que la phase de contrôle des comptes intervienne avant la date d'arrêté. A cet effet, elle doit préparer un dossier de contrôle comprenant :
- les analyses des comptes, complétées des indications et annotations utiles ainsi que la description des méthodes d'évaluation appliquées ;
- les éditions des différents états, journaux, grands livres, balances et états de synthèse ;
- les copies des documents relatifs à la déclaration fiscale, litiges et contentieux, états de rapprochement bancaires, principaux justificatifs ;
- les rapports de gestion ;
- les comptes consolidés.
L'auditeur externe doit dérouler ses travaux de contrôle et dégager ses observations de manière à permettre à la fonction comptable et financière de les intégrer afin de disposer d'états de synthèse reflétant l'image fidèle des résultats, du patrimoine et de la situation financière.
D - Présentation, publication et communication de l'information financière
- Règles de présentation : Les règles de présentation de l'information financière découlent des dispositions légales et réglementaires concernant l'organisme. Ainsi, chaque organisme doit tenir sa comptabilité en respect des lois et usages de commerce et observer les prescriptions prévues par :
- la loi n° 9-88 relatives aux obligations comptables des commerçants et ses annexes ;
- le décret portant promulgation du code général de la normalisation comptable ;
- le code de commerce ;
- le code pénal ;
- le code des juridictions financières et loi sur la responsabilité ;
- les dispositions légales ou réglementaires particulières à certains organismes.
Chaque organisme doit, également, procéder à la tenue des différents états et informations comptables et financières selon les principes et règles présentées ci-dessus relatives au : plan pluriannuel ; budget annuel ; comptabilité analytique ; manuel d'organisation comptable et financière.
2 - Principes des politiques d'achats des entreprises publiques
Le manuel des procédures d'achat et d'approvisionnement devra définir une politique d'achats appropriée. Cette politique comprend :
- le respect des règles générales de concurrence et d'optimisation des achats ;
- la mise en place de procédures adéquates en interne à l'organisme ;
- la fixation d'un cadre régissant les relations entre l'organisme et ses fournisseurs.
Il appartient donc à chaque organisme de définir, sous sa propre responsabilité, le cadre de sa politique d'achats.
- Respect des règles essentielles d'optimisation des dépenses :
Tout achat, de fonctionnement ou d'investissement, doit répondre exclusivement à la nature et à l'étendue des besoins à satisfaire. Ceci implique de définir préalablement la nature et l'objectif du projet en vue duquel il est réalisé, puis de déterminer aussi exactement que possible, en quantité et en qualité, les spécifications et la consistance de ces prestations avant tout appel à la concurrence ou toute négociation.
Tout acte d'achat doit donc se référer explicitement à une décision de gestion interne dûment justifiée et approuvée dans le cadre de procédures préétablies et à l'analyse documentée des besoins d'achat en résultant. Dans certains cas, l'acte d'achat, pour optimiser la dépense, doit recourir à des marchés cadres, à des marchés pluriannuels ou à des marchés en lot séparés, etc..., qui peuvent créer les conditions les plus favorables de rencontre de l'offre et de la demande au profit de l'organisme.
- Recherche du meilleur prix : La recherche du meilleur prix est un des critères fondamentaux de bonne gestion des achats. Elle complète le principe d'optimisation des achats, sans toutefois se substituer à lui, le prix n'étant que l'une des composantes du besoin économique de l'organisme. La recherche des prix les plus compétitifs passe par une mise en concurrence permettant de comparer les prix qui peuvent être formulés en prix global et forfaitaire, prix unitaire, prix mixte .... etc.
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