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Cadre conceptuel des tableaux de bord
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Extraits et sommaire de ce document
Section 1 : Définition du tableau de bord
Le Tableau de bord est un mot emprunté de l'industrie automobile pour désigner un ensemble d’informations précises qui permet d’être informé d’un coup d’œil, d’une situation donnée. Il existe divers Tableaux de bord selon le domaine dans lequel on se trouve. Pour une entreprise on parle du tableau de bord de gestion qui est un outil d'évaluation de l'organisation ou d'une institution constitué de plusieurs indicateurs de sa performance à des moments donnés ou sur des périodes données. Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d'indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références statistiques), le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu'il considère comme les plus significatifs. Un indicateur est un paramètre ou une combinaison de paramètres qui représente l'état ou l'évolution d'un système, il est choisi en fonction des leviers d'action qui seront utilisés pour prendre d'éventuelles mesures correctives et donc en fonction de décisions à prendre dans le futur. Les données sont généralement issues d'un système d'information de gestion (SIG). Robert Kaplan et David Norton ont élaboré une méthode de conception d'un tableau de bord prospectif d'entreprise qui s'inspire des travaux de Michael Porter relatifs à la chaîne de valeur dans l'entreprise. Le tableau de bord est un outil de pilotage à la disposition d'un responsable ou de son équipe pour prendre des décisions et agir en vue de l'atteinte d'un but qui concourt à la réalisation d'objectifs stratégiques.
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1. Origine de la notion : Le tableau de bord prospectif (TBP) ou tableau de bord équilibré, est une méthode lancée en 1992 par Robert S. Kaplan et David Norton visant à mesurer les activités d'une entreprise en quatre perspectives principales : apprentissage, processus, clients et finances. Au préalable, la vision, les valeurs et la mission de l'entité doivent être explicitées, en vue de donner aux managers une compréhension globale de leur organisation. L'élément nouveau déterminant s'attache non seulement aux résultats financiers, mais aussi aux questions humaines qui amènent ces résultats, afin que les organisations se concentrent sur l'avenir et agissent dans leur meilleur intérêt à long terme. Le système du management stratégique force les managers à se concentrer sur les métriques qui mènent au succès. Elle équilibre la perspective financière avec les perspectives du client, du processus, et des employés. Ces mesures sont souvent des indicateurs de la performance future. Rien ne prouve en revanche que les dirigeants disposent d'une stratégie pertinente, et il n'est pas toujours certain que la mise en place d'un tel dispositif permette d'anticiper les difficultés. En outre, la notion « tableau de bord » voit son apparition pour la première fois dans le domaine de transport. Elle réfère à l’ensemble des instruments qui assurent la bonne visibilité de la route, la précision de la conduite et le bon fonctionnement des équipements. Le concept a été repris ensuite dans le domaine de la gestion de l’entreprise. « Qu’est ce qu’un tableau de bord ? C’est un ensemble d’indicateurs et d’informations essentiels permettant d’avoir une vue d’ensemble, de déceler les perturbations et de prendre des décisions d’orientation de la gestion pour atteindre les objectifs issus de la stratégie. Il doit aussi donner un langage commun aux différents membres de l’entreprise. ». Dans un environnement caractérisé par une incertitude permanente et une rapidité des changements, la prise de décision et le pilotage de l'entreprise sont étroitement liés à la fiabilité de l’information et à la rapidité de son obtention. Cet objectif ne peut être réalisé sans le recours à un outil adéquat qui est le tableau de bord. Le système d'information de gestion de l'entreprise fourni un très grand nombre de données. Toutefois, seules quelques informations fournies par ce système sont pertinentes pour les différents responsables de l’entreprise. En effet, certaines informations nécessitent une attention particulière et peuvent alerter les dirigeant sur des éléments susceptibles d’entraîner des déviations par rapport à leurs objectifs, et constituent par conséquent une aide à la prise de décision. Ces différentes informations dont l'utilité est jugée importante sont alors regroupées dans des tableaux de bord.
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2. Objectifs du tableau de bord : Le tableau de bord répond ainsi à de multiples objectifs : Il permet aux responsables de l’entreprise de mettre le doigt sur les points anormaux à partir des écarts qu'il fait ressortir et permet ainsi de prendre les décisions concernant les actions correctives et d'agir plus rapidement ; Il permet de faciliter la communication entre les responsables de la société et ceci grâce à l'utilisation d'un langage commun. De même, le tableau de bord assure la possibilité de l'autocontrôle, et de la motivation pour la réalisation d'un travail de qualité en fournissant des informations plus objectives et plus claires à chacun des intervenants ; Il permet au responsable de chaque niveau, déléguant leurs responsabilités de contrôler les résultats obtenus par leurs subordonnés ; Il permet d'unifier la vision de l'ensemble du personnel de la société et de converger les efforts vers les objectifs à atteindre.
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Section : Enjeux et paramètres
Un tableau de bord d'un gestionnaire ou d'un décideur présente des indicateurs permettant de suivre et d'anticiper le fonctionnement et l'activité de l'entreprise ou du service. Un ou plusieurs indicateurs type présente la progression par rapport à un objectif de gestion fixé. Ainsi l'utilisateur sait quelles actions il doit entreprendre pour atteindre son objectif. Par exemple : domaine commercial - chiffre d'affaires, marge moyenne, nombre de nouveaux clients...; domaine de management de la qualité: nombre de réclamations clientèle, activité du service après-vente... ; domaine de finances - Flux de trésorerie solde de trésorerie, volume des encours, délai de règlement clients, ROI (Retour sur investissement)... ; domaine de production - productivité quantités produites, nombre de défauts en sortie, nombre d'heures supplémentaires, Taux de rendement synthétique, Taux de rendement global... ; domaine logistique - le taux de service, la rotation de stock, les dépenses d'exploitation... ; domaine de ressources humaines - turnover, absentéisme, dépenses de formation, le taux de fréquence et de gravité (accidentalité du travail)... ; domaine de gestion de projets - valeur acquise d'un projet, indicateur d'efficacité (Indicateur de Performance des Coûts (IPC) ou Cost Performance Index (CPI) en anglais), indicateur d'efficience (Indicateur de Performance des Délais (IPD) ou Schedule Performance Index (SPI) en anglais), etc.
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Section : Méthodes de conception du tableau de bord
L’élaboration du tableau de bord doit être cohérente avec l’organigramme de l’entreprise. Cette cohérence existe à deux niveaux : Au niveau de l’ensemble, le réseau de tableaux de bord épouse l’articulation des niveaux hiérarchiques et des fonctions. La liste des tableaux de bord est en fonction du nombre de responsables dans l’entreprise. On mettra en œuvre le principe cigogne. Celui-ci consiste à regrouper les différents tableaux de bord sous une forme calquée sur l’organigramme. Au niveau de chaque tableau de bord, les informations retenues concernent spécifiquement la gestion du responsable qui en est le premier destinataire et couvrent les points clés de la délégation qu’il a reçue. Les quatre règles d’or : Un concepteur de tableaux de bord de gestion doit suivre certains points pour être sur que ceux-ci soient utilisés au quotidien par le management. Choisir des unités de mesure sur lesquelles un utilisateur peut agir. Inutile de multiplier les indicateurs. Il vaut se concentrer sur les indicateurs qui feront que l’utilisateur pourra déployer un plan d’action rapidement après consultation de celui-ci. Cela requiert une phase d’audit, d’écoute des besoins du manager: quelle est sa mission au quotidien ? De quoi a-t-il besoin réellement ? Autant de question qu’il faut se poser en amont pour pouvoir effectuer cette sélection d’indicateurs pertinents.
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Section : Les outils du tableau de bord de gestion
Les outils que peut comporter un tableau de bord sont divers, dont on va citer les suivants : Les valeurs brutes : permettent d’avoir une idée réaliste du résultat de l’action, du fait qu’elles mesurent les grandeurs sur lesquelles le responsable travail. Quant aux écarts, ils mettent en évidence les éventuelles dérives par rapport aux prévisions. Cependant, pour conduire l’action, les différents responsables ne doivent pas être submergés d’indicateurs, seuls les valeurs brutes et les écarts se rapportant aux points clés de l’activité du centre de responsabilité doivent être retenus pour accélérer l’analyse. Les ratios : La présentation d’indicateurs sous forme de ratios facilite les comparaisons pour une appréhension de la situation en terme relatif. Ils permettent de mieux mesurer et situer les performances par rapport aux objectifs. Néanmoins, leur utilisation n’est significative que dans la mesure où leur évolution dans le temps et dans l’espace est mise en évidence. Cependant le recours aux ratios risque de faire perdre de vue au responsable les objectifs globaux qui sont mieux exprimés en montants absolus. Les tableaux : Les tableaux fournissent des données détaillées et laissent la possibilité à l’utilisateur d’effectuer des calculs complémentaires ; mais leur capacité à donner une vue d’ensemble est inversement proportionnelle à leur densité.
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Jumia