Rapport de stage d’initiation effectué au sein de la société Sialim

Partager sur Linkedin

Partager sur Facebook

Partager sur Twitter

Extraits et sommaire de ce document

Dans l'intention de compléter la formation acquise en cours, le stage d’initiation se veut une occasion où l’étudiant peut s'enrichir d'une première confrontation entre son arsenal théorique et la réalité pratique. Le fait de l'effectuer dans une filiale d’un groupe international a constitué une opportunité permettant un contact avec une grande organisation se composant de plusieurs services et fonctionnant suivant des méthodes de gestion très sophistiquées et reconnues à l’échelle mondiale. Outre l'observation à visée descriptive des différentes composantes de la société, mon objectif durant ce stage était de participer, aussi modestement que ce soit, à la vie de l’entreprise : Comprendre les procédures de travail, la structure de chaque service et ses liaisons avec les autres services, ainsi que la documentation générale de l’entreprise, tout en essayant de faire des rapprochements entre mes connaissances et les méthodes de gestion utilisées dans la SIALIM. Avant d’aborder mon rapport, je voudrais préciser qu’il représente une synthèse de mon expérience vécue au sein de la SIALIM, combinant entre les aspects théoriques et opérationnels de l’activité de chaque service. Pour assurer l'enchaînement logique des idées contenues dans le présent rapport, il importe dans un premier lieu de donner une présentation générale de la SIALIM et en particulier SIALIM –TANGER où j’ai effectué mon stage. Ainsi le terrain sera-t-il déblayé pour une description de ses services, tout en signalant – au fur et à mesure – les différents travaux effectués, notamment au sein du service administratif et comptable. Enfin, il convient de signaler quelques remarques et suggestions concernant le fonctionnement de la société, et présenter les conclusions tirées de cette expérience.
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE
A- Historique : Les origines de la SIALIM remontent à 1974 lorsque les FROMAGERIES BEL ont décidé de créer la compagnie fromagère franco-marocaine (COFROMA) à Casablanca, sa vocation était de distribuer les produits de la société mère. Cependant, l’accroissement d’une part de la demande nationale sur de tels produits et d’autre part des tarifs douaniers imposés par le Maroc sur les importations du fromage, ont incité le groupe BEL à créer dès le début de 1977 la société industrielle d’alimentation, et ce avec la participation des capitaux marocains. En 1989, l’ancienne COFROMA a été intégrée dans la SIALIM et a pris la dénomination de SIALIM-CASA à vocation commerciale, alors que l’unité de production est restée à Tanger (SIALIM-TANGER). Au début des années 80, vu l’expansion de son activité, une nouvelle usine a été construite dans la zone industrielle Moghogha à Tanger sur une superficie de 12000 m². Dès sa création, SIALIM se souciait de la satisfaction des besoins du marché national en fromage fondu. Ainsi la production s’est limitée au produit « la Vache Qui Rit ». Mais à partir de 1981, la société a poursuit une politique de diversification de sa gamme de produits. C’est ainsi que de nouveaux produits ont vu le jour tel que Kiri en 1981, les enfants en 1984, Vache Qui Rit Crème en1993… Il fallait attendre 1995 pour que l’activité de l’export puisse voir le jour. Deux grandes destinations ont été privilégiées : il s’agit de l’Afrique et du Moyen Orient. La réussite du défi de l’export relevé par la SIALIM a été le fruit d’une série des investissements dont le plus important fut la création du service assurance qualité. En outre, la SIALIM a connu une expansion considérable en ce sens que plusieurs investissements ont vu le jour, notamment la récente création du service logistique et ordonnancement, ce qui prouve que les responsables de la SIALIM ont pris conscience du fait que la poursuite de la démarche qualité est le meilleur moyen pour maximiser la satisfaction de la clientèle dans le monde entier. Enfin, il convient de signaler que la SIALIM jouissait du monopole total sur le marché national jusqu’à 1998. Cette année a connu l’apparition d’un concurrent important : il s’agit de la Centrale Laitière avec son produit « Cœur de lait » qui commençait déjà à préoccuper les dirigeants de la SIALIM.
B- Fiche technique de SIALIM. Objet social : Société industrielle d’alimentation. Branche d’activité : Fabrication et commercialisation du fromage fondu. Forme juridique : S.A. Capital social : 46.200.000 Dhs dont 70% détenu par le groupe bel, et 30% par des associés marocains. Siege social et usine : zone industrielle de Tanger. Service commercial et administration des ventes : Casablanca. Effectif : 800 environ. Chiffre d’affaire : 70.000.000 Dhs. Marchés : Maroc en priorité, Afrique subsaharienne, moyen orient
C- Structure actuelle et relation avec le groupe bel
D- Organigramme. Analyse de la structure hiérarchique de la SIALIM à la lumière de son organigramme : Il ressort de l’analyse de l’organisation actuelle de la SIALIM que cette dernière a adopté une structure par fonctions, en raison de la nature de la spécialisation des services et de leur regroupement aux niveaux supérieurs. Cette structure se caractérise par des formes et pratiques organisationnelles qui impliquent que les principaux responsables de la ligne sont les directeurs des divisions « comptable et administrative », « production », « G.R.H. » et « logistique ». Cela implique que les axes de décision sont avant tout tournés vers l’optimisation des fonctions concernées. Les pouvoirs principaux sont donnés en effet aux chefs des différents services de la société : leurs buts s’exprimeront alors plus en termes d’efficience que d’efficacité. Les principaux avantages de cette structure peuvent être résumés comme suit : Une claire répartition des responsabilités, qui correspond à la logique de répartition du travail ; Montre les spécialisations professionnelles ; La transparence et la clarté de l’organisation ; Pouvoir et prestige des fonctions majeures, au domaine d’action bien délimité. Ne demande pas un grand nombre de cadres supérieurs. Cependant, cette structure a certains inconvénients : Primauté des spécialistes et donc pas de vision globale de la firme et de sa situation ; Difficultés de contrôle de l’ensemble ; Direction générale surchargée par les problèmes de coordination.
CHAPITRE II : DESCRIPTION DES SERVICES ET TRAVAUX EFFECTUES
Responsable service assurance qualité : Elle prend en charge la gestion de la qualité au sein de la société, et veille au respect des normes internationales, afin d’obtenir la certification de la qualité ISO 9001 : 2000. Responsable audits internes et métrologie : Sa mission s’articule autour des deux axes suivants : Les audits internes : ils ont pour objectif la vérification de la conformité des procédures appliquées au sein de tous les services de la société aux normes exigées. Ils sont assurés par des auditeurs internes qui ont reçu une formation dans ce domaine. Métrologie : cette activité vise à assurer la maîtrise des moyens de mesure au sein de la société, notamment les balances et les thermomètres. Responsable qualité des documents : C’est la secrétaire du service assurance qualité. Elle prend en charge l’amélioration des documents de la société, et leur adaptation aux nouvelles normes.
C- Objectifs : Amélioration continue du système de management qualité, dans le cadre de l’approche processus développée par les nouvelles normes. Il s’agit de privilégier l’efficacité des processus par rapport à la conformité des procédures. (Voir annexes : « modèle de l’approche processus ») ; Gagner la confiance des clients et assurer leur satisfaction, en leur garantissant des produits sains, nourrissants, et économiques, bien présentés et toujours disponibles. A cet égard, il convient de signaler que les nouvelles orientations des normes incitant l’entreprise à se tourner de plus en plus vers les besoins et les exigences des clients ; Adapter les procédures de la société aux nouvelles normes ISO 9001-2000. Ces dernières sont plus accessibles à tout type d’entreprises et notamment les services (la version 1994 était pénalisée par un vocabulaire plutôt industriel). En outre, la nouvelle structure de la norme 2000 devient totalement compatible avec la structure de la norme 14001 Environnement, pour faciliter la certification intégrée pour les entreprises qui le souhaitent ; Impliquer l’ensemble du personnel et assurer leur motivation, en leur permettant : De contribuer personnellement à l’amélioration de la qualité ; D’informer la hiérarchie et donner des suggestions. D’ailleurs, la nouvelle version des normes insiste sur l’implication du personnel dans le cadre de l’amélioration de la communication interne ; Obtenir la certification de la qualité selon la nouvelle version ISO 9001-2000. Rappelant que la certification est une reconnaissance officielle de l’assurance qualité, qui représente plusieurs atouts pour l’entreprise : un atout commercial (amélioration des relations client-fournisseurs et passeport à l’exportation) ; un support organisationnel : qui permet de formaliser le savoir-faire et de valider le système mis en place. Un outil de management : par la très forte implication du personnel. C’est l’un des points essentiels que mettent en avant les coordinateurs de la qualité totale. La baisse des coûts par l’optimisation des processus et la réduction des gâches et des rebuts.
D- Missions : Pour atteindre les objectifs précités, le service assurance qualité prend en charge les responsabilités suivantes : Assurer des séances de formation pour l’ensemble du personnel de la société, afin de les engager dans la démarche qualité ; Réaliser des audits internes ; Etablir les plans de contrôle et les procédures de réception des matières et des emballages ; Assurer la qualité des produits aux différents stades de la fabrication, ainsi que la qualité organisationnelle ; Recevoir les fiches de non conformité et analyser les causes d’erreurs. Ensuite, le service assurance qualité prend la décision convenable : Déclassement technique ; Destructions ; Retour fournisseur ; Acceptation par dérogation ; Assurer la qualité des documents circulant dans la société. Ainsi, les nouvelles normes ont défini des procédures de gestion des documents dans le cadre du système de management qualité totale. D’après ces normes, la présentation des documents doit être normalisée et le système documentaire doit assurer le passage de la tradition orale à la tradition écrite, dans l’intention de formaliser le savoir faire acquis par l’entreprise : traiter les alertes commerciaux et logistiques ; Etablir des bilans de qualité ; Etablir des cahiers de charges des matières premières et des emballages. Cette mission est partagée avec le service assurance qualité du groupe BEL, dans la mesure où ce dernier s’occupe des achats- étranger, alors que le service assurance qualité- SIALIM n’est concerné que par les achats locaux.
- Le service technique ; Ce service prend en charge la maintenance technique de tout le matériel de l’entreprise. Ainsi, il joue un rôle primordial dans l’amélioration de du fonctionnement de tous les services, notamment la production, et ce en évitant les pannes, et en assurant l’augmentation de la capacité de production des machines. Structure. Missions. 1. Section fluide : Elle s’occupe essentiellement de l’entretien du matériel tel que : Chaudières ; Compresseurs d’air ; Pompe à vide ; Matériel frigorifique. 2. Section électricité : Elle a pour fonction la maintenance du matériel électrique et l’établissement des études électriques. 3. Section entretien et préparation : Elle vise à maintenir d’une manière régulière les machines de l’entreprise en bon état, afin d’obtenir la quantité produite souhaitée, tout en assurant la meilleure qualité des produits. Il s’agit de l’entretien mécanique et automatique, ce dernier s’effectue en coopération avec un bureau d’étude où un dessinateur prépare des projets de rénovation des machines anciennes et l’implantation de celles nouvelles. 4. Section réglage : Cette section assure le bon fonctionnement des machines au quotidien. Le réglage ne concerne que des problèmes opérationnels, car c’est à la section entretien qu’incombe la responsabilité des problèmes concernant la structure des machines ou leur implantation. Remarque : Le service technique connaît une utilisation de plus en plus importante de l’outil informatique, et ce dans le cadre de l’instauration du nouveau système de G.M.A.O.(Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur).
- Service assurance qualité : La qualité représente pour les entreprises un avantage concurrentiel important dans la mesure où elle n’est plus actuellement un concept relatif uniquement à la qualité technique du produit ou du service mais aussi à l’ensemble de la conception, de la commercialisation (prix de ventes, service après ventes …) ainsi qu’à la dimension humaine qui lui est attachée. En ce sens, nous pouvons dire que la qualité est devenue un concept intégrateur entre l’orientation production et l’orientation marketing (TEBOUL 1990). Ainsi, dans le cadre des nouvelles règles du commerce international, et pour accompagner le développement des marques sur les marchés qu’elle dessert (à savoir le Maroc en priorité, l’Afrique subsaharienne et le Moyen Orient ),il a paru utile à SIALIM de mettre en place un système de management qualité, et sa probation par l’obtention d’ une certification selon le référentiel ISO 9000. Il s’agit d’un choix stratégique qui permettra l’amélioration permanente aussi bien de la qualité des produits, pour la satisfaction des clients et la prévention des non conformités, mais aussi de l’efficacité du fonctionnement de l’entreprise et la pertinence et la cohérence de ses objectifs. En ce sens, le service assurance qualité prend en charge la préparation de la société pour la certification et constitue ainsi l’œil observateur et le détecteur des anomalies de qualité dans toutes les composantes de la société. Service achats : Le service achats effectue des tâches indispensables quant au fonctionnement de la société d’une manière générale, et du système d’approvisionnement en particulier. C’est l’intermédiaire entre l’entreprise et ses fournisseurs. Il leur recherche les offres qui peuvent garantir des prix convenables, des brefs délais, et les exigences de qualité. Pour ce faire, on distingue entre deux types d’achats : Achats Maroc : des fournisseurs nationaux. Achats étrangers : il s’agit des importations. Ces dernières se divisent en deux types : Achat normal : c’est le cas général. (Paiement du prix + droits de douanes). Achat en admission temporaire (AT) : il s’agit des achats de matières ou emballages qui seront utilisées dans la fabrication des produits destinés à l’export. Dans ce cas, la société est exonérée des droits de douanes, sous certaines limitations concernant et la quantité achetée et la quantité des produits finis exportée. Il convient de signaler qu’en raison de l’importance de ce service, c’est le directeur général qui en assume la responsabilité. Missions et procédures de service : D’une manière générale, le rôle du service achats s’articule autour des axes suivants : Passation des commandes des achats des matières premières, des emballages, des biens divers, et des pièces détachées ; afin de satisfaire les besoins de chaque service. La recherche des fournisseurs qui peuvent répondre aux exigences de qualité et de coût. L’actualisation des informations concernant les fournisseurs. Préparation des dossiers des fournisseurs, d’importation, de règlements, et de prix de revient. Le suivi logistique des commandes, notamment des matières premières (transport, choix du transitaire…). Pour ce qui est de la démarche, elle diffère selon le type d’achat : 1- Achat local : Dans ce cas, le service achats doit – après avoir reçu une demande d’ achat d’un service de la société- envoyer aux fournisseurs des demandes de prix, puis il élabore des tableaux comparatifs entre les fournisseurs en tenant compte de plusieurs éléments : Les offres de prix ; Les délais de livraisons ; La conformité au cahier de charge. Ainsi, après le choix du fournisseur, on passe la commande et on assure son suivi jusqu’ à la livraison ; à ce moment, on compare les factures avec les bons de commandes et les bons d’entrées, après cette vérification on envoie les facture au responsable de la gestion des règlements (service administratif et comptable) pour payer les fournisseurs. 2- Achat étranger (importations) : Par opposition au premier cas, le service achats ne s’occupe ni de la recherche et le choix des fournisseurs, ni de la négociation des prix : c’est le groupe BEL qui achète- dans le cadre des achats – groupe- pour toutes ses filiales ce qui permet d’avoir des prix plus bas en raison de l’importance des quantités achetées. Dans ce cas, le service achats envoie les demandes d’achats au DAMAG (Département d’Achat de Matières –Groupe), et prépare des dossiers d’importation qui se composent de plusieurs documents dont le plus important est l’engagement d’importation. Ce dernier contient toutes les informations concernant la matière importée, et doit être envoyé au responsable de la gestion des règlements. Comme pour le premier cas, le service achats assure le suivi de la commande (paiement des droits de douanes, frais de transit…).
- Service magasins et approvisionnements : Actuellement, face aux problèmes de la mauvaise gestion des stocks, des nouvelles méthodes visant à l’optimisation des procédures de cette gestion, et insistant surtout sur la nécessité de l’introduire dans une optique globale du management de l’entreprise ont apparu. C’est pour cela qu’à partir de 1990 les responsables de la société SIALIM ont décidé de créer un nouveau service : le service magasins et approvisionnements qui est indépendant du service achats. En raison des responsabilités qu’il prend en charge, le service magasins et approvisionnements jouit d’une importance considérable dans le fonctionnement de toute la société.
Le service magasin et approvisionnement comporte quatre sections s’occupant de quatre biens différents : matières premières ; emballages et produits divers ; produits finis ; pièces détachées. 1. Matières premières : Le responsable de cette section est chargé essentiellement de : Gérer les flux, c’est à dire ; Recevoir les matières premières approvisionnées ; Livrer ces matières selon les besoins de fabrication ; Les stocker dans une chambre froide. Pour les matières premières sous douane (Admission temporaire AT), elles sont conservées dans une chambre spéciale et ne seront livrées au service production qu’après la réception, dans le délai d’une semaine, du certificat de répression des fraudes délivrée par le ministère de l’agriculture, et de certificat vétérinaire et sanitaire octroyé par le ministère de la santé : Effectuer des inventaires exhaustifs (en fin de Juin, et en fin de décembre) ; Compter physiquement les articles en stock ; Traiter les fiches de non-conformité ; Saisir des bons des entrées et des sorties. 2. Emballages : Cette section est chargée de : Suivre des emballages de toutes catégories confondues : Caisses, Cartons, Aluminiums, Etiquettes et etc… Livrer et recevoir toute sorte d’emballages. Effectuer les inventaires et les prélèvements sur les biens. 3. Pièces détachées : Cette section prend en charge la gestion des pièces détachées ou des pièces de rechange nécessaires pour le bon fonctionnement des machines. Son principal client est le service technique. Cette section est chargée aussi de : Livrer et recevoir. Effectuer les inventaires et les prélèvements sur les biens. Saisir des bons des entrées et des sorties. Préparation des fiches d’admission temporaire. Suivi des états des stocks. 4. Produits finis : Elle se charge du suivi des produits finis depuis la fin de leur production jusqu'à l’expédition. Les produits finis sont transportés par le cariste dans le frigo où ils doivent rester pendant une période de 6 jours appelée « délai technique » après laquelle elles seront expédiées.
C- Missions : Les principales missions du service magasin et approvisionnements peuvent être résumées comme suit : Le contrôle des entrées et des sorties des divers articles. La réception de quatre types de biens, selon une procédure bien déterminée (voir annexes : procédure de réception) visant à vérifier les conditions concernant la qualité. La préparation des bons de commandes d’achats des matières premières et de fournitures de bureau. L’établissement du point de semaine concernant la couverture des articles de matières premières, d’emballage. Ceci vise à prévoir la valeur de la consommation de chaque article au cours de la dite semaine. Cette mesure est nécessaire pour déterminer la date de réapprovisionnement. L’élaboration des états de stocks et la préparation des besoins du service production en matières premières et emballages. La manutention des produits finis à expédier. La déclaration au laboratoire des arrivages pour le lancement des analyses et la préparation des échantillons à prélever. L’inventaire physique des stocks, en coopération avec le Service administratif et comptable, dans l’intention de connaître la situation réelle des stocks. Cet inventaire est semestriel pour les pièces détachées et mensuel pour les autres biens (matières premières, emballages et produits divers, et produits finis). Lorsque j’ai participé à l’inventaire permanent du mois de juin, j’ai remarqué la grande diversité de produits et de matières, ce qui rend la mission assez difficile notamment en cas d’écart d’inventaire (écart entre le stock physique et le stock comptable) où un contre inventaire est indispensable.
D. Objectifs : Le principal but de ce service est d’assurer un apport continu pour les autres services afin d’assurer leur fonctionnement normal. Ainsi, il alimente le service production en matières premières, emballage et pièces de rechange. En plus, il fournit aux autres services toutes les fournitures nécessaires pour leur activité (fournitures de bureau...). Parmi les autres objectifs, on peut citer : L’optimisation de la gestion des stocks en veillant à éviter la rupture des stocks, mais aussi à diminuer le coût du stockage ; La veille au respect des normes de qualité des inputs de toutes catégories confondues au moment de leur réception ; Assurance permanente du maintien correct des stocks (3 semaine pour tout article acheté localement et 6 semaines pour ceux achetées de l’étranger) ; Diminution des dégâts des produits stockés à travers une bonne gestion des emplacements et une réparation des sols chariots ; Amélioration de la qualité de la gestion du stock ; Réduction du nombre des accidents de travail à 0 ; en sensibilisant les employés à porter les vêtements de sécurité ; Régression des écarts d’inventaire, par l’établissement quotidien d’un contrôle des stocks physiques et leur comparaison avec les stocks comptables.
E. Relations du service magasins et approvisionnements avec les autres services : L’analyse des relations du service magasin et approvisionnements avec les autres services montre le rôle important que joue ce service. Service production : le service magasin lui fournit des matières premières et des emballages nécessaires pour la fabrication en recevant en contre partie les produits finis et les déchets. Service laboratoire : le service magasin lui déclare les arrivages pour relancer ses analyses (matières premières, emballages et produits fins). Service technique: le service magasin lui assure la livraison des pièces de rechange. Ainsi il lui déclare les réceptions des pièces détachées spécifiques pour les analyses de qualité. Service achat: le service magasin lui envoie des demandes d’achats, des bons d’entrée et des alertes pour que ce service se charge de l’envoi des bons de commande et leur suivi. Service administratif et comptable : le service magasin lui transmet les bons d’entrée et les bons de sorties ainsi que les inventaires mensuels pour qu’il puisse les confronter avec les contre- inventaires. (Voir : système d’information du Service administratif et comptable). Service logistique et ordonnancement: le service magasin reçoit de ce service les programmes de production pour qu’il se charge de leur expédition vers le marché national et international. Service personnel: le service magasin lui fournit les fournitures de bureau les produits de nettoyage… Service qualité: le service magasin reçoit de ce service les procédures de la réception dans le but d’assurer une bonne qualité des éléments reçus. En plus, il lui assure les séances de formation pour améliorer la qualité de travail chez le personnel.
Service administratif et comptable : C’est la mémoire, le repère et le guide de l’entreprise. C’est aussi la cible des informations, ce qui lui permet d’enregistrer toutes les entrées et les sorties. Il prend en charge le secteur administratif, comptable et financier de l’usine. Le service comptable et administratif se compose de deux sections : Il s’agit de la section générale et de la section analytique. Chaque section a un responsable qui la surveille. Au dessus des dites sections, c’est au responsable du service administratif et comptable de contrôler, et de superviser le travail accompli par chaque section. Répartition de l’effectif du service : a- La section analytique : Composée d’un responsable et de deux (2) comptables. b- La section générale : Composée aussi d’un responsable et de deux comptables. c- La section administrative : Composé uniquement d’une secrétaire administrative.
C- Missions et procédures : Etant donné que le service administratif et comptable est lié à tous les autres services (voir système d’information du service administratif et comptable), et son rôle vital dans la gestion de la société, ses missions sont nombreuses et concernent plusieurs domaines. Pour les bien comprendre, il convient de les regrouper en trois grandes catégories : Missions du responsable du service administratif et comptable ; Missions du département – comptabilité générale ; Missions du département – comptabilité analytique. a). Missions du responsable du service administratif et comptable : Elles s’articulent autour de deux axes principaux : Les responsabilités permanentes, qui concernent le respect des lois, des règlements et des contrats, l’application des règles de gestion définies par le groupe, la motivation et le développement de l’efficacité du personnel, et l’assurance d’une bonne image de l’entreprise dans ses relations extérieurs. Les responsabilités relatives à la qualité, qui consiste à s’assurer de la mise en place et du respect des procédures qualité dans son service, et à veiller au suivi des prix de revient et coûts de non qualité. Ainsi, ses activités s’articulent autour des axes suivants : 1- Comptabilité : Définit les procédures comptables et financières de l’usine, et contrôle leur suivi ; S’assure de la conformité des états de synthèses ; Prépare la liasse fiscale ; Consolide les comptes avec le groupe. 2- Gestion financière : Assure les relations avec les banques ; Donne des directives en matière de gestion financière (affectation des dépenses par banque, domiciliation des engagements d’importations) ; Contrôle les dossiers de paiement. 3- Administration juridique et fiscale : Assure les relations avec l’audit externe et interne du groupe ; Se tient informé sur la législation et s’assure de son application dans les opérations de la société ; Gère les admissions temporaires. 4- Contrôle de gestion : Applique les règles de la comptabilité analytique définies par le groupe BEL ; Etablit et consolide le budget et s’assure de son suivi ; Pilote le reporting (document synthétisant toutes les données concernant la comptabilité analytique et le contrôle de gestion) ; Assure la pertinence des tableaux de bord technique et financier. b). Missions du département – comptabilité générale : Avant de présenter les principales tâches effectuées par ce département, je tiens à signaler que l’utilisation de l’outil informatique a facilité considérablement le travail des comptables. Ainsi, le logiciel « SYBEL » permet de saisir toutes les opérations comptables, et d’avoir automatiquement tous les documents comptables. Comme tout système comptable, ce département prend en charges les responsabilités suivantes : Enregistrement des opérations au fur et à mesure qu’elles se produisent au journal et au grand livre. Contrôle des écritures et de l’équilibre entre emplois et ressources par la balance. Détermination du résultat général à travers l’élaboration des états de synthèses (bilan, CPC, balance, tableau de financement, ESG…) en fin d’exercice. Cependant, on élabore aussi un bilan prévisionnel en juin à la demande du groupe BEL ; ce bilan doit être consolidé, c’est à dire adapté à la législation française (législation du pays où se trouve le siège social du groupe). La gestion de trésorerie, notamment la gestion des règlements et l’élaboration des plans de trésorerie (voir annexes). Les opérations de trésorerie, qui sont effectuées par l’intermédiaire de quatre banques : la SGMB, le crédit du Maroc, la BMCE, et la BMCI. Vérification des factures et leur comparaison avec les bons d’entrée et les bons de sorties. S’agissant de la gestion fiscale, elle concerne essentiellement trois impôts à savoir : La TVA : la déclaration de la TVA est mensuelle et s’effectue suivant le régime de débit. L’IS : on paye quatre acomptes provisionnels à la fin de chaque trimestre. Chaque acompte représente 25% de l’IS de l’exercice précédent (exercice de référence). Le résultat fiscal est déterminé par le directeur financier (responsable administratif et comptable). L’IGR : le service comptable se charge uniquement du paiement de l’IGR à l’état, mais son calcul s’effectue au niveau du service personnel (voir : service personnel, division – paie). La procédure de travail du département – comptabilité générale peut être résumée comme suit : Classement des factures ; Enregistrement des opérations comptables (imputation des comptes, enregistrement) ; Règlement des factures ; Travaux de régularisation, notamment l’établissement des états de rapprochement bancaire. c). Missions du département – comptabilité analytique : Par opposition à la comptabilité générale dont les méthodes et les documents sont réglementées -et par conséquent identiques pour toutes les entreprises-, la comptabilité analytique se caractérise par une certaine flexibilité dans la mesure où chaque société peut l’adapter à ses propres besoins. Pour la SIALIM, on applique la méthode du coût variable évolué (direct costing) afin de déterminer les coûts de revient et assurer le suivi de la rentabilité de l’exploitation. La mission principale du département - comptabilité analytique est de calculer les coûts et les prix de revient par produit aux différents stades de l’activité générale de l’entreprise : achat, fabrication et distribution, et déterminer les marges bénéficiaires. Selon la méthode du direct costing évolué, les responsables de la comptabilité analytique poursuivent la démarche suivante. Le département de comptabilité analytique est concerné aussi par la gestion des stocks dans la mesure où il effectue les inventaires permanents des stocks afin d’obtenir la quantité réelle en stocks et la comparer aux stocks finaux comptables. Le résultat d’inventaire est reporté sur l’état de stocks. Pour ce qui est des moyens de travail du département de comptabilité analytique, les états de stocks sont élaborés par un logiciel spécialisé dans le cadre de la GPAO ( gestion de production assistée par ordinateur ). Cette dernière consiste à intégrer tous les flux des stocks dans un système informatisé qui calcule automatiquement les CMUP et permet d’avoir toutes les informations nécessaires pour le calcul des coûts, et ce grâce à une base de données qui peut être consultée par tous les services.
D- Remarques : Chaque année, des audits comptables et financiers ont lieu au sein du service administratif et comptable. On distingue entre deux types d’audit : Un audit externe : par un cabinet spécialisé qui vérifie et approuve, chaque semestre toutes les opérations comptables ainsi que les états de synthèse. Un audit interne : il est effectué par des auditeurs du groupe BEL, en se basant sur le rapport de l’audit externe, il vise essentiellement à vérifier l’application des méthodes et des règles de gestion définies par le groupe. Il convient de signaler la relation existante entre les deux comptabilités, dans la mesure où elles utilisent les mêmes documents et doivent aboutir au même résultat après les travaux de rapprochement visant à établir une concordance entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique. Outre les travaux à visée descriptive uniquement, j’ai essayé de participer à la vie de ce service, et ce en effectuant les tâches suivantes : Valorisation des entrées : il s’agit de calculer les coûts d’achat, même pour les opérations pour lesquelles les factures ne sont pas encore parvenues, en se basant sur les bons de commande et les bons d’entrée ; vérification : en confrontant les bons de commandes, les factures et les bons d’entrée ; Inventaire permanent des stocks.
- Service logistique et ordonnancement : Ce service est considéré comme le cerveau qui guide le fonctionnement de toute l’usine et en assure le pilotage. Il prend en charge la planification de la production de telle manière à satisfaire la demande en tenant compte de la capacité de production d’une part et de stockage d’autre part, ce qui permet d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles. En outre, il assure le suivi logistique et l’administration des ventes destinées à l’export. Mission : La logistique se définit comme « l’ensemble des actions conquérantes à la mise en place des produits adéquats, aux endroits adéquats, aux moments adéquats, et au moindre coût ». Responsabilités et description des activités : Les principales missions du responsable – logistique se présentent comme suit : La manutention : manipulation et déplacement des produits finis en vue de leur expédition ; Le transport : suivi des coûts, et choix des meilleurs moyens de transport ; Organisation des circuits d’export ; Préparation des dossiers export : facture, certificat sanitaire, liste de colisage ( quantité, poids net, date de préemption…),bulletin d’analyse, bulletin de prélèvement… ; La réservation et le positionnement des conteneurs ; L a préparation des certificats d’analyse ; Suivi de l’expédition jusqu’au port du pays de la demande. Remarque : Le service logistique de SIALIM Tanger n’est concerné que par l’administration des ventes destinées à l’export. Pour les ventes au Maroc, c’est le service logistique de SIALIM Casa (service commercial et administration des ventes) qui les pilote. L’ordonnancement : L’ordonnancement concerne la gestion de production d’une manière générale, et la planification de la production en particulier. Il vise aussi à optimiser les flux et à assurer la maîtrise des stocks. Responsabilités et description des activités : a). planification : la planification de la production s’effectue en trois étapes : Planification à long terme, qui se fait en coopération avec les responsables du groupe BEL, et qui détermine le programme annuel de production, en fonction des prévisions de ventes. Planification à moyen terme, qui consiste à élaborer des plannings de production semestriels et trimestriels, en fonction du programme annuel, mais en introduisant les détails et les ajustements nécessaires. Planification à court terme, qui détermine le programme hebdomadaire de production (voir annexes : programmes portions triangulaires). Ce programme constitue le guide du service production, c’est pourquoi il comporte tous les détails nécessaires (heures de travail, quantités à produire, le produit concerné …). b). les autres activités :
Elles concernent essentiellement : L’élaboration de fiches techniques produites, qui déterminent le processus de production de chaque produit (fournitures, emballages, palettisation, marquage des boites, destination du produit…). L’élaboration du plan des charges, qui est destiné essentiellement au département de comptabilité analytique, et qui consiste à déterminer les prévisions de production afin de répondre aux charges (c’est à dire les commandes). Il contient principalement les informations suivantes : Les prévisions de jours travaillés ; Les heures de production hebdomadaire ; Le programme des prévisions des machines ; Les prévisions des ventes pour l’année, que SIALIM Tanger a pris en charge de produire les quantités correspondantes (d’où le nom : plan de charges) ; Production -Maroc et production -étranger ; Stocks- Maroc et stocks- étranger ; Décomposition par marques, format… La gestion des stocks, notamment des produits finis : De point de vue stratégique, les stocks constituent un excédent de la production sur les ventes, c’est pourquoi il faut optimiser la gestion des stocks de telle façon à éviter le sur stockage d’une part, moyennant des délais courts ou des actions promotionnelles, et d’autre part éviter les ruptures de stocks. Remarque : Les travaux d’ordonnancement sont informatisés dans le cadre de la GPAO (gestion de production assistée par ordinateur), ce qui assure la liaison entre le service logistique et ordonnancement et les autres services, notamment le magasin, la comptabilité et la production.
Conclusion : Il ressort de tout ce qui précède que le contact avec le monde professionnel reste un moyen efficace et privilégié pour compléter la formation théorique qui reste insuffisante et quelquefois ne correspond pas totalement à la réalité. Ainsi, ce stage m’a permis de rencontrer quelques cas pratiques intéressants touchant plusieurs domaines : Comptabilité générale et analytique ; Contrôle de gestion et audit comptable ; Gestion fiscale ; Management qualité ; La logistique ; Gestion de stocks et approvisionnements ; Informatique (réseaux, gestion des bases de données, logiciels comptables…)… Cependant, la réussite d’une telle expérience reste conditionnée par la collaboration des responsables et le degré de motivation du stagiaire et ses efforts de recherches (questions, entretiens avec les responsables des services, recherche documentaire sur la société …). En outre, la gestion du temps joue un rôle considérable dans la mesure où la durée du stage doit être répartie rationnellement sur les différents services afin d’obtenir le maximum d’informations et de documents. Notons à ce niveau que parmi les difficultés rencontrées au cours du stage c’est l’absence d’un thème précis, ce qui rend la mission du stagiaire peu claire dans la mesure où il ne peut pas se contenter de la simple description des différents services sans aborder aucun sujet particulier. A cet égard, et pour remédier à cette insuffisance, mon stage était axé principalement sur l’étude du système d’information de l’entreprise, en analysant les flux informationnels circulant entre les différents services dans le cadre de la notion du client interne. Par ailleurs, une importance particulière a été accordée aux services suivants, et ce vu leur rôle vital dans la gestion de l’entreprise : service administratif et financier ; service assurance qualité ; service magasin et approvisionnements. En résumé, on peut dire que le management des entreprises reste un domaine très vague, et qui nécessite d’autres travaux de recherche, mais aussi des expériences managériales au sein du monde des affaires.

Remerciements : Avant de présenter mon rapport, je tiens à remercier vivement mon encadrant professionnel M. Abdellah CHHAIOUINE, responsable administratif et comptable de la SIALIM qui m’a accueilli, piloté et informé avec beaucoup de gentillesse et de patience, je lui remercie également pour tous les moyens qu’il a mis à ma disposition, et pour ses efforts qui m’ont permis de visiter tous les services. Je tiens également à remercier mon encadrant pédagogique M. Said MSSASSI pour son soutien, ses orientations et ses précieux conseils qui m’ont éclairé la vocation de mon stage et la méthodologie à suivre pour en profiter afin d’affiner mon savoir théorique acquis à l’E.N.C.G.T. Enfin, je tiens à témoigner ma reconnaissance et ma gratitude à tout le personnel de SIALIM, notamment les membres du service administratif et financier qui m’ont accordé toutes les explications concernant le fonctionnement complexe de leur service, et m’ont entouré de leur aide et de leur gentillesse durant toute la période de mon stage.

Autres documents qui pourraient vous intéresser !

Notre plateforme contient plus de 5000 documents (dont +2500 mémoires et PFE), vous pouvez donc y trouver d'autres documents qui pourraient vous intéresser. Pour effectuer votre recherche cibleé, tapez vos mots clés dans le champ ci-dessous !