La gestion des stocks et des approvisionnements

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Extraits et sommaire de ce document

La gestion de stock s’avère une discipline de grande importance au sein de l’entreprise moderne. Elle porte sur l’ensemble des opération de magasinage, de classification et d’inventaire des biens en question ,mais le rôle stratégique de cette fonction est d’assurer les références commandées sur un horizon donné en minimisant les coûts supportés.
A cet effet, chaque entreprise adopte sa propre politique de gestion de stock à ses besoins privés ,ce qui engendre une multitude de méthode à ce stade selon la nature des produit et le secteur d’activité. La fonction gestion de stock entretient une relation large avec la fonction approvisionnement, car cette dernière permet d’équilibrer le niveau des stocks jugés minimums afin d’anticiper des ruptures possibles.
I- Aspects généraux sur l'approvisionnement
A- La Fonction Approvisionnement : La fonction approvisionnement assure la gestion des flux de biens et de services qui entrent dans l'entreprise. Le service achat de l'entreprise est chargé de l'approvisionnement en matériels, matières et en services. Il peut comporter plusieurs sections : recherche de fournisseurs, commandes, livraison avec le magasin et la réception. Le travail est effectué par le service achat ou le service économe.
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La stratégie d'approvisionnement détermine les normes à suivre en ce qui concerne les achats et la gestion des stocks. Cette fonction joue un rôle fondamental dans les entreprises industrielles et de distribution où les coûts d'approvisionnements et la qualité des matières ou produits sont deux facteurs déterminants.
Le responsable d'achats doit connaître précisément quand il faut déclencher une commande et savoir les besoins réels de l'entreprise compte tenu des délais de livraison et des différents niveaux de stock. Une rupture de stock peut impliquer des pertes importantes. Ces pertes peuvent même entraîner une régression de l'entreprise sur son marché, si elle n'est pas capable de répondre aux besoins de ses consommateurs d'une manière ou d'une autre.
B- Nécessite D'un Service Des Approvisionnements : L’approvisionnement fait en réalité partie intégrante des fonctions du responsable des stocks. La mise en place d un système de réapprovisionnement optimal doit impérativement se baser sur des estimations fiables des prévisions de la demande.
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V- Les risques d’une mauvaise gestion
A- Le Problème Du Sur-stockage. Toute plate-forme de stockage peut se retrouver facilement et rapidement en sur-stockage : c’est-à-dire que la société propriétaire de ces stocks n est pas en mesure d’écouler une partie de sa possession. Le problème du sur-stockage dans le secteur hôtellerie n est donc pas vraiment de savoir s il sera possible d écouler ce surplus, mais plutôt du coût qu’il engendre.
En termes de cycle de vie, le produit considéré ici se situe donc dans la fin de sa phase de maturité. Il s agit effectivement, comme nous avons pu le voir dans les pages précédentes, de la période ou le produit devient obsolète. On voit donc à travers cette situation que cette phase doit être parfaitement anticipée. Dans un second temps, une situation de sur-stockage va avoir un impact sur le taux de possession Tp des stocks : les frais d entreposage vont dans ce cas venir « gonfler » ce taux de possession : le coût de possession CP va donc augmenter d une manière proportionnelle.
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Cependant, il s agira de bien lui expliquer les avantages de son acquisition, en s’appuyant surtout sur le fait que, même si son produit n est pas de qualité supérieure, il dépense une somme d argent moins élevée que si il avait acheté la toute dernière technologie. C’est essentiellement au niveau de l image de la société que les répercussions d’un sur-stockage peuvent se faire le plus sentir.
En effet, à moyen terme, si cette situation de sur-stockage dure ou se répète, le professionnalisme de la société peut être remis en cause par la clientèle. D’autre part, une telle situation, on l a vu, fait gonfler le coût de gestion des stocks. Si ce coût devient trop important, il peut avoir des répercussions conséquentes sur les finances de la société.
Dès lors, ce sont les disponibilités en trésorerie qui peuvent être directement visées. Automatiquement, toute société en manque de trésorerie à du mal à payer ses fournisseurs dans les délais, et son pouvoir de négociation est donc freinée par cette délicate situation.
B- Les Conséquences D’une Rupture De Stocks : Un stock se trouve en situation de rupture lorsqu’ il ne contient pas un produit nécessaire pour satisfaire la demande d un client (qu’il s agisse d un client interne ou d’un client externe). Pour être dans cette situation, il faut cependant que ce produit soit habituellement vendu par la société.
C est-à-dire qu’il doit s agir d un produit appartenant au catalogue « normal » des ventes. Ainsi, lorsqu’ une société est en rupture de stock, elle va chercher à satisfaire la demande de son client le plus rapidement possible. Pour cela, elle va devoir utiliser des moyens de commande et de livraison urgents. Elle devra par la suite chercher à regagner la confiance de la clientèle qui subit ce préjudice.
Dès lors, les conséquences d une rupture de stock peuvent se diviser en trois points différents : le coût engendré par cette rupture ; l impact sur la satisfaction clientèle et l impact sur l image de l entreprise. Une rupture de stocks oblige généralement la société à utiliser des moyens supplémentaires et extraordinaire pour satisfaire dans les délais les plus brefs possibles la demande de son client.
En fonction de l importance du client, une sorte de situation d urgences sera mise en place. Cela signifie qu’une partie importante du personnel va utiliser une partie de son temps pour ce client. Les personnes les plus concernées seront alors les commerciaux, les acheteurs ainsi que les gestionnaires d’approvisionnements et de stocks.
Cette utilisation d’une partie du personnel, non prévue au départ, va donc engendrer un surcoût que l’on peut estimer à la totalité du temps passé par chaque personne multiplié par son coût horaire. D’autre part, toujours dans l’objectif de satisfaire la demande du client, des frais généraux vont venir se greffer au coût supplémentaire engendré par cette rupture de stocks ; Il s agit essentiellement des communications téléphoniques, des coûts de réception du produit, de contrôle, de traitement des factures, etc.
De plus, nous l’avons vu, l’utilisation de moyens de transports et d’approvisionnement urgents va coûter bien plus cher que lorsqu’ il s agit d une commande classique. C’est donc essentiellement les coûts de passation de commande et D’acquisition qui vont augmenter. La rupture de stocks a un double impact sur l’image et la clientèle de l’entreprise.
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C’est essentiellement au niveau du réseau de clients qu’il s agira d être le plus vigilant. En général, et surtout dans le secteur informatique, les clients se connaissent entre eux et se conseillent sur les qualités de tel distributeur ou de tel grossiste. Dès lors, une « faute » de la part d un de ces acteurs peut rapidement prendre de proportions plus ou moins alarmantes.
Il s’agira donc, dans un premier temps, de satisfaire le client n’ayant pas reçu son produit, mais aussi de rassurer l’ensemble des clients qui poseraient des questions sur la situation de rupture qu’a connu l entreprise. Image de l’entreprise : Lorsqu’ une grande partie de la clientèle est directement ou indirectement touchée par la situation de la société, c’est l’image de celle-ci qui va alors se dégrader.
Dès lors, les mesures à prendre sont les mêmes que pour la satisfaction clientèle : il faudra rassurer l ensemble des clients, soit lorsqu’ ils viennent poser des questions, soit en « prenant les devants », par le biais d une campagne de mailing fax par exemple. Un stock peut donc être coûteux, tant par la manière dont il est géré que par sa simple existence.
En informatique, il dépend beaucoup des avancées technologiques. La gestion d’un stock doit par conséquent prendre en compte les besoins des clients, afin de répondre correctement aux exigences du marché. Concrètement, au coeur de l’entreprise, on peut utiliser plusieurs méthodes pour parvenir à cet objectif d’équilibre du stock, mais en gestion hôtelière, toutes les méthodes ne sont pas forcément adéquates.
Il ressort de ce qui précède que la gestion d’approvisionnement et des stocks a un impact multidimensionnel sur le fonctionnement interne ainsi que l’environnement externe de l’entreprise. A cet effet, l’entreprise doit bien maitriser ces disciplines pour mieux se positionner sur un marché en plein mutation. A ce point, l’étude au sein de l’entreprise nous permettra de mieux compléter ce sujet.

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