Le contrôle budgétaire est un élément fondamental du processus de contrôle de gestion de l’entreprise. Pour sa mise en place, il est nécessaire de définir les principes de contrôle et de l'analyse des écarts, notamment le ciblage de ces écarts, leur calcul et la recherche de leurs causes.
Les écarts significatifs ainsi constatés et leurs causes ainsi identifiées, les actions correctives peuvent alors, être introduites avec réussite, si au départ les conditions d’efficacité du contrôle budgétaire ont bien été mises en place.
Le présent chapitre représente l’aboutissement de notre travail ainsi porte la réponse à notre problématique, la première section traitera l’importance du contrôle budgétaire pour l’entreprise et les conditions préalables pour son instauration, dans la deuxième section on va mettre en place le dispositif conçu de contrôle budgétaire, et la troisième section aborde la présentation synthétique du contrôle budgétaire.
Section 1 : l’importance du contrôle budgétaire pour la société
1) L’utilité fondamentale du contrôle budgétaire : L’ensemble budgétaire, système de planification à court terme s’inscrivant dans le cadre d’un plan à moyen terme, permet à l’entreprise de préciser les orientations qu’elle souhaiterait et les moyens pour y parvenir. Mais, il ne suffit pas de dresser des budgets pour atteindre les résultats souhaités.
Il convient surtout de comparer et de vérifier prévisions et réalisations et d’en tirer les conclusions. C’est la raison pour laquelle le contrôle budgétaire est important puisqu’il s’inscrit dans le système de planification de l’entreprise et constitue ainsi un outil indispensable de pilotage de la performance de l’entreprise.
2) Les fonctions du contrôle budgétaire au sein de l’entreprise : Le contrôle budgétaire assure une double fonction : une fonction de contrôle et une fonction de régulation.
3) Les différentes étapes du contrôle budgétaire : La mise en place d’un système de contrôle budgétaire prévoit différentes phases de contrôle : avant, pendant et après l’action. Le contrôle budgétaire intervient tout ou long du processus de budgétisation dés la fixation des objectifs, et plans d’action jusqu’au leurs traduction en d’action.
Le contrôle avant l’action : Il a pour but d’améliorer les conditions de préparation de l’action. Cela consiste à vérifier que les hypothèses retenues pour la construction des budgets sont cohérentes avec les objectifs fixés à moyen et à long terme (plan opérationnel et plan stratégique). Il convient, par ailleurs, d’imaginer ce que pourraient être les conséquences des décisions budgétaires avant de s’engager dans l’action.
Le contrôle pendant l’action : Il a pour objectif de repérer rapidement les décalages significatifs entre prévisions et réalisations de façon à mettre en oeuvre, au fur et à mesure, les actions correctives nécessaires. Pour réaliser ce contrôle, il faut être en mesure de fournir aux opérationnels, de façon continue et rapide, toutes les informations sur les réalisations effectuées. Avant de mettre en oeuvre les actions correctives, des analyses complémentaires pourraient s’avérer nécessaires pour expliquer les causes des écarts.
Le contrôle après l’action : L’objectif n’est plus de corriger les actions mais de présenter un bilan final de la période budgétaire. Ce bilan final permet d’expliquer les écarts et de mettre à jour les normes techniques et de réfléchir sur la fiabilité des prévisions. Ce contrôle peut permettre aussi de mesurer la performance des responsables qui s’inscrit dans le processus d’évaluation de l’entreprise (lien entre le contrôle budgétaire et la gestion du personnel).
4) Périodicité du contrôle budgétaire : Les prévisions budgétaires sont établies globalement pour un exercice déterminé mais, divisées en périodes mensuelles coïncidant avec les périodes de contrôle. Dès lors, pour chaque période, il est possible de comparer les réalisations aux prévisions. Cependant d’une période à l’autre, peuvent apparaître des reports d’objectifs.
Le cumul des dernières périodes permet de neutraliser ces reports et d’avoir une vision plus synthétique de la situation. Le contrôle budgétaire doit donc s’exercer sur deux horizons différents: La période immédiatement écoulée et le cumul des périodes passées depuis le début de l’exercice.
Section 2 : le dispositif de contrôle budgétaire
Pour assurer la maîtrise de la gestion de l’entreprise, le système de contrôle budgétaire vise à dresser un état comparatif des prévisions et réalisations, à dégager les écarts en découlant et à tenter d’expliquer et analyser lesdits écarts en vue de leur apporter éventuellement les mesures correctives appropriées.
Afin d’élaborer le dispositif en question nous avons opté pour une méthode qui s’articule autour de trois phases ; la première étant une définition de la procédure de collecte des informations, la seconde est en relation avec la mesure, l’analyse des écarts et sélection des écarts significatifs pour mener des actions correctrice et la dernière se rapportant à la consolidation et à la validation du tableau de bord et reporting périodique.
Le contrôle et le suivi budgétaire seront exécutés par le responsable contrôle de gestion et finance sous la responsabilité du directeur financier et ressources, puisque cela relève de ses responsabilités, celui-ci fera le suivi régulier de chaque budget mensuellement.
Le contrôle adopté correspond à une confrontation périodique entre les données réelles et les données prévisionnelles issues des budgets préétablis, cette méthodologie à pour objectifs de mettre en évidence des écarts pour le pilotage et le reporting.
Les écarts dégager permettront à l’entreprise de suivre mois par mois l’évolution de la situation réelle par rapport aux prévisions, ainsi de renseigner le contrôleur de gestion et les managers sur la performance. Seuls les écarts les plus importants ou ceux les plus significatifs seront analysés pour en dégager les causes.