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Conduite d’une mission d’audit
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Extraits et sommaire de ce document
Extrait du rapport de stage : Audit du circuit Achats-Fournisseurs de la société Inter’Act
Chaque mission d’audit comporte essentiellement trois phases de travail pour l’auditeur, chacune de ces phases correspond à une période. On cite : La phase de préparation ; La phase de réalisation (vérification) et la phase de Conclusion.
A. La phase de préparation : Cette phase sert de premier pas pour l’auditeur dans le déroulement de sa mission, c’est sur la base des informations recueillies à ce stade qu’il va orienter son travail. C’est une étape d’information générale sur le champ d’action pour définir les principales forces et faiblesses objet d’examen dans la phase de vérification. Cette étape comprend :
1. La Prise de Connaissance : A ce niveau il est primordial de collecter le maximum d’information sur l’organisme et son environnement afin de cerner les préoccupations majeures de la mission. Il est fondamental de chercher : Les informations internes à l’entreprise : historique, rapports d’activité, organigramme… ; Les informations externes à l’entreprise : Statistiques, procédures et spécificités d’environnement… Ces informations peuvent être collectées via une visite des lieux, des interviews et questionnaires ou par supports propres de l’entreprise concernée.
2. L’identification et évaluation des risques : Cette étape est marquée par un recensement des principaux risques internes et externes susceptibles d’altérer ou d’empêcher la réalisation les missions et objectifs du service audité. Une fois toutes ces informations collectées et classées, elles doivent être synthétisées de manière à mettre en évidence les zones de risques et leur incidence sur la mission. Cette analyse permet ainsi l’élaboration du tableau des forces et des faiblesses apparentes et l’orientation du travail de l’auditeur interne en :
- Comparant les constats effectués au référentiel ;
- Notant les divergences ou convergences ;
- Caractérisant le risque : probabilité, nature, gravité et impacts ;
- Jugeant la fiabilité des apparences.
Le tableau de forces et de faiblesses présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l’avis de l’auditeur sur chacun des thèmes analysés il constitue l’état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles et permet de hiérarchiser les risques dans le début de préparer le rapport d’orientation. Une force « F »ou une faiblesse « f » doit s’exprimer par rapport à un objectif de contrôle interne ou une caractéristique normalement attendue pour assurer le bon fonctionnement d’une organisation ou l’atteinte d’un résultat escompté.
3. Le Programme de vérification:
C’est l’ensemble des points à mettre en place pour atteindre les objectifs de la mission qui sont la confirmation des forces et l’évaluation des risques encourus par la société. C’est un document interne au service Audit destiné à définir, répartir dans l’équipe, planifier et suivre les travaux des auditeurs.
NB : La phase de préparation s’achève avec la réunion d’ouverture pour la présentation des travaux de la phase de préparation réalisés par l’auditeur. Après la validation de ces travaux par les responsables du service audité, la planification des entrevues nécessaires pour le bon déroulement de la mission est entamée.
B. La phase de Réalisation : Au cours de cette phase l’auditeur se doit de vérifier et d’étudier toutes les preuves nécessaires lui permettant de s’engager et de conclure sur le degré d’atteinte de maitrise des objectifs recensés dans le rapport d’orientation. Cette phase exige une bonne capacité d’analyse et un très bon sens de déduction.
1. La Description du Système : La description du système peut être narrative sous forme de mémorandum ou normalisée sous forme de diagramme de circulation qui s’avère plus synthétique particulièrement pour les systèmes complexes. Cette étape a pour but de décrire ce qui devrait se passer en entreprise et ce qui se passe réellement.
2. Les Tests de Conformité : Une fois les diagrammes de circulation d’un circuit sont établis, l’auditeur doit s’assurer que les procédures, telles qu’il les a perçues, existent effectivement en entreprise. Pour cela, il doit analyser une par une des différentes procédures figurant dans le programme d’audit et les vérifier la conformité de sa description avec la réalité.
3. Le Questionnaire du Contrôle Interne (QCI) : Le QCI est une grille d’analyse utilisée dans le but d’apprécier le contrôle interne ou la procédure auditée. Il est composé d’une liste de questions fermes ayant pour réponse soit « Oui » soit « Non ». Toute réponse par « Oui » représente un point fort pour l’entreprise lequel doit être contrôlé par les tests de permanence ou de fonctionnement pour s’assurer sa validité dans le temps. Cependant, une réponse par « Non » est une alarme d’un risque devant faire objet d’analyse par une Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème (FRAP).
4. Les Tests de Permanence (de Fonctionnement) : Les tests de permanence sont mis en œuvre pour s’assurer que les points forts jugés comme signe de fiabilité des procédures, ont réellement fonctionnés tout au long de l’exercice. Ces tests doivent être mis en œuvre pour déceler les déviations de procédures qui auraient pu se produire.
5. Les Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème (FRAP) : Les FRAP sont un papier de travail synthétique par lequel l’auditeur documente chaque dysfonctionnement, conclu chaque section du travail terrain et communique avec l’audité concerné. La FRAP formule le raisonnement de l’auditeur et l’aide à mettre en évidence les dysfonctionnements et les solutions qu’il propose. En effet, tout dysfonctionnement digne d’être signalé sera formulé en faisant état de cinq points qui sont :
- Le Problème qui le résume ;
- Les causes qui l’expliquent ;
- Les conséquences que cela entraine ;
- Les recommandations qui le résolvent ;
C. La phase de Rapport et synthèse de la Mission : L’auditeur procède finalement à la synthèse de ses travaux. Il s’agit d’une opération continue qui débute avec les premiers travaux de la phase de préparation. Le rapport constitue un outil de travail pour les dirigeants ce qui pousse l’auditeur à veiller à décrire avec précision les points soulevés, leur incidence sur les comptes, l’organisation et l’efficacité des opérations ainsi qu’à proposer les grandes lignes des solutions comme conseil. Il peut inclure des observations sortant du cadre strict de l’audit mais qui sont jugées susceptibles d’intéresser les dirigeants de l’entreprise.
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